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Joanne Lanteigne

Conseillère en formation

2020-06-05

Juin est déjà à nos portes ! Avec l’arrivée de l’été s’entame aussi le début de la période des vacances estivales et, par conséquent… du fameux retour des vacances ! Une centaine de courriels non lus, une boîte vocale pleine, 50 activités manquées dans Teams… Alors que nous revenons habituellement reposés et en pleine forme, cet état peut vite se dissiper lorsqu’on constate tout le travail qui s’est accumulé durant notre absence.  C’était mon cas il y a quelques années. J’en avais pour au moins une semaine (et parfois plus) pour être à jour dans tous mes dossiers. Aujourd’hui, il me suffit que d’une journée… et des poussières.  Je n’ai pas de baguette magique, mais plutôt quelques stratégies concrètes et efficaces que j’applique avant mon départ et à mon retour de vacances. Je vous les partage, si jamais cela peut vous aider à gagner du temps.

Avant votre départ


1 – Ajoutez une mention dans votre signature courriel une semaine d’avance

Je ne parle pas ici de votre gestionnaire d’absence, mais bien d’ajouter cette mention à votre signature existante :  Je serai en vacances du 3 au 14 août inclusivement!  L’objectif étant d’aviser mes collègues, clients et fournisseurs que je serai bientôt en vacances. Les gens peuvent ainsi prioriser leurs tâches et suivis avec moi. Tout ce que vous pouvez régler avant votre départ ne vous attendra pas au retour!

2 – Bloquez votre première journée de retour au calendrier

Avant de quitter, je bloque ma première journée de retour à mon agenda afin de m’assurer de ne pas avoir de rencontres, de réunions ou d’appels planifiés. Je pourrai ainsi me consacrer pleinement à traiter mes courriels et messages téléphoniques. Je vous recommande également de programmer d’avance des rencontres de mise à jour avec vos collaborateurs clés dans cette première semaine (du mercredi au vendredi). Si possible, évitez les rendez-vous de clients/fournisseurs durant cette même semaine. Cela vous permettra de reprendre plus rapidement le contrôle de tout ce qui s’est passé et avoir un peu de temps pour vous informer des plus récents potins du bureau également 😉.

3 – Libérez votre esprit avant de quitter

Afin de ne pas toujours être en train de penser à une multitude de petites choses que vous ne voulez pas oublier, prenez un moment avant de partir pour noter toutes les tâches qui vont requérir votre attention à votre retour. Vous pouvez faire une liste sur une simple feuille de papier ou dans tout autre système de tâches.  D’ailleurs, si vous utilisez un système de tâches, prenez soin de réviser votre liste de tâches pour vous assurer qu’il n’y en a pas qui arrivent à échéance durant vos vacances. Si c’est le cas, déplacez-la immédiatement à une date ultérieure et, si possible, pas le lundi de votre retour. Vous aurez bien d’autres choses à faire pour vous occuper.

4 – Désactivez les notifications des courriels sur votre cellulaire (et pourquoi pas aussi sur Teams)

J’avoue que cette recommandation sera extrêmement difficile à suivre pour certains sauf qu’elle est essentielle. Pour y arriver, je vous propose de convenir avec vos proches collaborateurs d’un moyen de vous joindre en cas d’extrême urgence (par exemple, en vous appelant sur votre cellulaire). Le but est que vous puissiez partir l’esprit tranquille sans ressentir l’obligation de lire vos messages, de peur de manquer une situation urgente. De plus, vous faire constamment déranger par une panoplie de courriels ou une mauvaise nouvelle pourrait vite gâcher vos vacances. Profitez de ce temps pour décrocher complètement du boulot. Votre conjoint(e), vos enfants et vous-même l’apprécierez certainement.

5 – Activez votre message d’absence (Outlook et téléphone)

Lors de mon dernier jour de travail, j’actualise mon message téléphonique et mon gestionnaire d’absence en précisant que je serai en vacances et qu’il me fera plaisir de retourner leur appel/courriel la semaine du 17 août. Je ne mentionne pas la date exacte de mon retour, mais plutôt la semaine, car je veux bien gérer leurs attentes. Je vais être occupée la première journée et ce sera impossible de répondre à tout le monde dès mon retour.

 

À votre retour


6 – Modifiez votre message d’absence (Outlook et téléphone)

Lors de ma première journée, je modifie tout de même mon message d’absence pour aviser mes collègues, clients et fournisseurs que je ne serai pas disponible aujourd’hui et qu’il me fera plaisir de leur répondre demain. Idem pour mon message téléphonique. Ainsi, je ne m’ajoute pas de pression pour revenir rapidement à la personne; elle est au courant de la situation.

7 – Bloquez toutes sources de distraction la première journée

Pour la première journée seulement, je m’isole complètement. Nous sommes tellement sollicités de partout qu’il devient difficile de se concentrer. Voici donc ce que je fais :

    • J’indique le statut « ne pas déranger » sur Teams.
    • Je mets mon téléphone en mode « ne pas déranger ». Les appels tombent donc directement dans ma boîte vocale.
    • Je travaille en mode « hors connexion » avec mon Outlook, pour ne pas me faire déranger par l’arrivée de nouveaux courriels aux 5 minutes.

8 – Écoutez tous vos messages téléphoniques d’un seul trait

Avant de retourner mes appels, je prends le temps d’écouter tous mes messages de ma boîte vocale en une seule séquence, du début à la fin. Je peux ainsi mieux prioriser ceux qui nécessiteront une attention à court terme.  L’idée est d’éviter de commencer à rappeler quelqu’un, ensuite passer à quelques courriels pour revenir à un autre message. Il est toujours plus efficace de regrouper ses actions communes ensemble et les terminer avant de passer à autre chose. Sinon, vous allez vous retrouver avec plusieurs boîtes ouvertes et l’impression que rien n’avance à votre goût.

9 – Affichez vos courriels par conversation avant de les traiter

J’affiche d’abord mes courriels par conversation, afin d’en faciliter la lecture en les regroupant par fil de conversation et en commençant par le plus récent.

10 – Videz votre boîte de réception avec la méthode M3Z

C’est LE truc le plus important de tous. Si je réussis à reprendre le contrôle aussi rapidement, c’est grâce à la méthode M3Z. En résumé, à ma première lecture d’un courriel, je décide immédiatement de la prochaine action parmi les 4 options suivantes :

    1. Je le supprime.
    2. Je le classe (ne perdez pas trop votre temps à classer tous vos courriels, conservez quelques dossiers seulement).
    3. Je réponds immédiatement au courriel si l’action demandée me prend moins de 2 minutes.
    4. Je le transfert en tâche si l’action demandée me prendra plus de 2 minutes en lui assignant une priorité (haute, normale ou faible) et en indiquant la date à laquelle j’ai l’intention de faire cette tâche.

Je continue ainsi sans m’interrompre jusqu’à ce que ma boîte de réception soit vide.

Vous avez peut-être déjà entendu parler de cette méthode d’organisation. Il s’agit de notre formation la plus populaire et la plus recommandée. Voici d’ailleurs quelques témoignages de nos clients qui utilisent déjà cette méthode afin de vous donner un avant-goût de ce qui vous attend.  Je vous invite également à visionner l’enregistrement de notre démonstration M3Z.  Cela vous permettra de découvrir comment il est possible d’améliorer la gestion de vos courriels et de vos tâches afin d’être encore plus efficace. L’objectif est de quitter avec une boîte de réception vide chaque soir et gagner une heure de productivité par jour.

En terminant, si vous avez des trucs que vous aimeriez me partager, ils seront les bienvenus. Je suis toujours à la recherche de bonnes pratiques pour m’améliorer.

Voilà, j’espère que vous mettrez en application quelques stratégies et surtout qu’elles vous aideront à mieux gérer votre retour. D’ici là, je vous souhaite de passer de belles et bonnes vacances !

 

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