La pandémie vous a-t-elle appris à travailler en équipe ?

Quand tout le monde s’est retrouvé à travailler à la maison à cause de la pandémie, bien des gens ont perdu leurs repères. Certains se sont sentis moins productifs. D’autres ont souffert de ne pas pouvoir discuter de leurs idées avec leurs collègues au bureau.

On s’est adapté, mais… l’apprentissage du travail en équipe à distance n’a pas été facile.

Ce qui s’est passé, c’est que la pandémie a mis en lumière le manque de structure de nombreuses organisations. Sans une solide structure, le travail en équipe devient moins productif, plus chaotique.

En télétravail ou au bureau, collaborer efficacement en équipe nécessite une bonne organisation, des règles claires et une maîtrise minimale des outils de collaboration comme Microsoft Teams.

Portrait d’une équipe dispersée

Avant d’aller plus loin, faisons un petit test et répondez aux questions suivantes:

• Perdez-vous beaucoup de temps à chercher des documents?
• Avez-vous de la difficulté à vous y retrouver dans les différentes versions d’un document que vous vous échangez par courriel?
• Devez-vous demander à vos collègues de retrouver de l’information que vous aviez pourtant quelque part?

Pas besoin de m’écrire pour me donner vos réponses : je suis certain que vous avez répondu oui à au moins une de ces questions.

Chercher des documents, se perdre dans les versions, devoir faire appel à d’autres : ces problèmes existaient bien avant la pandémie et notre année collective en télétravail.

Ce n’est pas la pandémie qui a créé le manque de structure et ce n’est pas le retour au travail au bureau qui va le régler. Pour travailler efficacement en équipe, il faut s’organiser adéquatement. Et utiliser les bons outils, comme Teams.

Portrait d’une équipe organisée

Comment pouvez-vous organiser votre travail en équipe pour devenir plus efficace, peu importe l’endroit où vous vous trouvez? Voici les grands principes à respecter :

• Utilisez Teams pour tous vos échanges. Teams est un outil qui permet de centraliser les échanges et le travail collaboratif. Au lieu d’utiliser le courriel, utilisez Teams pour vos discussions : le déroulement de la conversation sera clair et tout nouveau membre de l’équipe pourra facilement revenir en arrière pour savoir ce qui a été discuté.
• Organisez SharePoint selon une structure logique et intuitive. Chez Sylbert, nous recommandons à nos clients de créer une structure modelée sur les 11fonctions de l’entreprise. Quelle que soit la taille de votre entreprise, ces 11fonctions de base sont immuables. En faire la base de notre organisation simplifie la compréhension de la structure documentaire.
• Utilisez OneDrive et SharePoint de la bonne façon. Vous pouvez sauvegarder des fichiers aux deux endroits. Quand faut-il utiliser l’un ou l’autre? OneDrive sert à stocker les fichiers qui vous appartiennent et que vous êtes seuls à consulter. Bien sûr, vous pouvez aussi partager ces fichiers à un membre de votre organisation ou à un partenaire externe. SharePoint est destiné à tous les documents sur lesquels vous collaborerez avec d’autres ou qui seront consultés par d’autres. Par exemple, le budget de marketing devrait être accessible dans l’équipe Marketing sur Teams (SharePoint).
• Partagez vos documents à partir de SharePoint et non par courriel. Sauf exception, partagez toujours les documents à partir de SharePoint. Vous éviterez ainsi une confusion entre les versions et vous serez certain que le document est sauvegardé correctement.

Avez-vous remarqué que je n’ai pas fait de distinction entre les principes à respecter en télétravail et ceux à suivre au bureau? Il y a une excellente raison : une bonne organisation du travail en équipe et une gestion documentaire efficace sont essentielles, peu importe où les membres de notre équipe se trouvent.

Comment faire pour que ça fonctionne

Même avec une bonne structure et une organisation efficace, la partie n’est pas gagnée d’avance : vous devez vous assurer que votre équipe s’y retrouve et utilise Teams correctement.

Vous n’avez pas besoin que tous soient des experts de Teams et de SharePoint. Mais il faut vous assurer que tous les membres de l’équipe comprennent le système qui a été mis en place.

Pour y arriver, il n’y a qu’une solution : la formation. Idéalement, il faut d’ailleurs donner cette formation une fois que votre structure a été mise en place.

Vous avez besoin d’aide pour vous organiser ou pour former votre équipe? Nous avons deux solutions :

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• Découvrez notre service Diagnostic et plan d’impact pour analyser les besoins de vos équipes et créer un plan de formation personnalisé à votre organisation!