Productivité personnelle, Gestion des courriels 19 Décembre 2024

Le courriel est-il le principal obstacle à votre productivité ?

Chaque jour, vous recevez des dizaines, voire des centaines de courriels. Certains demandent une réponse rapide. D’autres nécessitent de prendre une décision, de lire un document ou de transmettre l’information à quelqu’un d’autre. Résultat : au lieu d’avancer dans vos tâches, vous êtes en réaction constante… et débordé.

Mais est-ce vraiment la faute du courriel ? Ou plutôt de la façon dont on l’utilise ?

Faux sentiment de productivité

Répondre à des courriels donne l’impression d’être actif, mais cela ne veut pas dire que vous êtes efficace. On sous-estime à quel point la gestion des courriels peut gruger du temps.

Quelques chiffres à retenir :

En moyenne, une personne reçoit entre 50 et 70 courriels par jour.
Un même courriel est souvent ouvert entre 5 et 7 fois, simplement parce qu’on hésite sur ce qu’il faut en faire.
Selon une étude de McKinsey, un employé passe environ 28 % de sa semaine à gérer sa boîte de réception source.

Ce temps s’accumule et laisse peu de place pour les tâches à forte valeur ajoutée.

Le coût invisible du changement de tâche

Passer d’un courriel à un document, puis à un appel, puis à une réunion Teams… Ce phénomène, appelé changement de contexte, nuit à la concentration. Chaque fois que vous interrompez une tâche pour lire un message, vous perdez en efficacité.

Découvrez comment limiter cette dispersion grâce à la méthode du Time Blocking.

Ou encore, commencez par mieux contrôler vos sollicitations avec ces stratégies pour gérer les notifications Microsoft 365.

Répondre vite = être professionnel ?

Pas toujours. Ce qui compte, c’est de répondre avec clarté, pertinence et dans un délai raisonnable.

Si vous prenez 30 minutes pour répondre à un message, mais que votre réponse est complète et bien structurée, vous évitez des allers-retours inutiles.

Besoin d’astuces ? Consultez notre guide : 4 trucs pour rédiger ses courriels plus efficacement.

Comment reprendre le contrôle de votre boîte de réception

Vous ne pourrez pas éliminer les courriels. Mais vous pouvez reprendre le pouvoir sur votre gestion du temps. Voici 4 stratégies qui ont fait leurs preuves :

1. Coupez les notifications inutiles

Chaque ding! est une interruption. Paramétrez votre boîte de réception et vos alertes Teams pour être moins sollicité.

Voici notre article pour maîtriser les notifications Microsoft 365.

2. Automatisez avec des règles

Classez automatiquement les infolettres, les rapports récurrents ou les courriels internes dans des dossiers spécifiques grâce aux règles Outlook.

Voici comment faire : Règles Outlook : gérez vos courriels automatiquement.

3. Appliquez la méthode « Deux minutes »

Si une réponse prend moins de 2 minutes, traitez le courriel immédiatement. Sinon, planifiez une tâche dans votre gestionnaire de tâches.

4. Gérez vos priorités avec la méthode M3Z

La méthode M3Z vous aide à trier l’ensemble de vos tâches (dont les suivis de courriels) selon trois zones de priorité. Une façon simple et puissante de rester en contrôle.

Découvrez la formation M3Z sur Outlook.

En conclusion

Non, le courriel n’est pas votre ennemi. Mais mal géré, il devient un vrai frein à votre productivité. La bonne nouvelle ? Des méthodes simples, accessibles et concrètes peuvent faire toute la différence.

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