4 trucs pour communiquer plus efficacement par courriel

Bonjour, mon nom est Jessica Archambault. Je suis formatrice en chef pour l’équipe de Sylbert.

Dans ce tutoriel, nous vous présentons 4 astuces pour communiquer efficacement par courriel.

Préciser l’action attendue dans l’objet de votre courriel

Les études démontrent que le travailleur moyen reçoit près de 75 courriels par jour.
Dans une équipe, on peut gagner en efficacité simplement en indiquant dans l’objet l’action qui est attendue de la part de notre collègue.

Par exemple :
Je veux avoir une approbation pour une offre de service que je m’apprête à envoyer à mon client X.

Alors, mon objet devrait ressembler à ceci :

Pour approbation : offre de service Boomerang

S’il y a un numéro associé au client ou à l’offre de service, je vais l’inclure à la fin de l’objet:

Pour approbation : offre de service Boomerang – 1234

Si je dois avoir une réponse d’ici mardi, je vais également l’ajouter à mon objet:

Pour approbation d’ici mardi : offre de service Boomerang – 1234

BONNE PRATIQUE
Comment savoir si un objet est efficace ?
Le destinataire ne devrait pas avoir à ouvrir le courriel pour savoir s’il doit prendre action.

Soyez direct sur l’objectif de votre courriel dès les premières phrases!

C’est connu, les gens ne lisent plus parce qu’ils manquent de temps. Le cœur de votre message doit donc être dans les 2-3 premières phrases. Vous pouvez ajouter les explications et détails pertinents ensuite.

BONNE PRATIQUE
Posez-vous la question suivante :
Si mon destinataire arrêtait sa lecture après les 2-3 premières phrases, est-ce qu’il aurait saisi l’essentiel de ma communication ?

Vous verrez que ce n’est pas naturel comme façon de communiquer, alors gardez en tête qu’on doit d’abord annoncer ce qu’on va manger, ensuite on mettra la table.

Rendez votre courriel plus clair et lisible à l’aide de repères visuels

Lorsqu’on s’adresse à un groupe d’individus par courriel, la valeur des informations n’est pas la même pour chacun des destinataires.

Voici quelques trucs :

• Mettre en gras qui fait quoi;
• Si une phrase contient plus de 2 informations, les mettre sous forme de liste.

Ainsi, Joanne sait qu’elle a 3 informations importantes à valider dans l’offre de service et Cindy peut rapidement lire seulement l’information pertinente pour elle.

Visez moins de 250 mots

Il faut se rappeler qu’une grande quantité de courriels sont lus sur des écrans de cellulaire. Il faut savoir synthétiser notre information et élaguer tout ce qui est redondant ou superflu.

Pour connaître la quantité de mots que contient notre courriel, les utilisateurs d’Outlook peuvent aller dans l’onglet Révision et sélectionner Statistiques.

BONNE PRATIQUE
Si vous n’arrivez pas à communiquer votre message en moins de 250 mots, il est probablement trop complexe pour être transmis par courriel.
Considérez à appeler le destinataire pour lui faire part des détails complémentaires ou transmettez votre message par vidéo s’il s’adresse à un groupe d’individus.

En conclusion, n’oubliez pas qu’il s’échange près de 300 milliards de courriels quotidiennement sur la planète. Nous sommes tous sujet au nouveau phénomène de l’infobésité avec les notifications intrusives et les divers courriels. Alors avant même de rédiger votre message, demandez-vous si cette communication est réellement nécessaire.

Si vous désirez en apprendre davantage sur les bonnes pratiques de rédaction des courriels, la règle des CC, « est-ce qu’on doit toujours dire bonjour », et « on fait quoi avec les mercis ? », notre formation sur l’Éthique de rédaction des courriels répondra à votre besoin.

Bonne rédaction !