Notifications Microsoft 365 : travaillez sans être interrompu

Lisa passe sa journée à jongler entre courriels, messages Teams et appels. Résultat : elle termine sa journée sans avoir avancé sur ses tâches importantes.

Marc, lui, a décidé de reprendre le contrôle. Il a ajusté ses notifications dans Microsoft 365 pour ne plus être interrompu inutilement.

Et si vous faisiez comme Marc ?

Trop de notifications, pas assez de concentration ?

Chaque jour, nous recevons des dizaines, voire des centaines de sollicitations :

• Courriels entrants
• Notifications Teams
• Alertes Outlook ou Windows
• Messages sur le téléphone professionnel
• Mises à jour de documents

Résultat : notre cerveau est constamment en alerte, notre attention fragmentée, et notre productivité en chute libre.

La bonne nouvelle ? Il est possible d’agir, simplement.

Comment évaluer vos notifications et reprendre le contrôle

Avant de tout désactiver, prenez un moment pour faire le point.

1. Identifiez les types de notifications que vous recevez

Dans Microsoft 365, les alertes peuvent venir de plusieurs sources :

• Teams (clavardage, canaux, mentions)
• Outlook (nouveaux courriels, rappels, invitations)
• Windows (bannières système, mises à jour)
• Apps tierces (OneDrive, Planner, Viva…)

Demandez-vous : laquelle de ces notifications m’interrompt réellement dans mon travail ?

2. Évaluez votre seuil d’interruptions

Pendant une journée ou deux, observez :

• Combien de fois êtes-vous interrompu ?
• À quels moments ?
• Pour quelles raisons ?
• Était-ce vraiment utile ou urgent ?

Cette courte observation vous aidera à prendre des décisions plus éclairées, au lieu d’agir par réflexe.

3. Mettez en place une routine de notifications

Comme pour vos courriels, les notifications peuvent suivre un rythme adapté à votre quotidien :

• Coupez les alertes durant vos périodes de concentration
• Consultez vos notifications à des moments définis (ex. : 11h et 15h)
• Programmez vos propres messages pour ne pas interrompre les autres

Vous pouvez aussi bloquer des créneaux dans votre agenda pour travailler sans interruption, en vous inspirant de la méthode Time Blocking.
Besoin d’un coup de pouce pour rester concentré ? Essayez la méthode Pomodoro : 25 minutes d’attention soutenue, sans notifications… et avec des résultats concrets à la clé !

Petit à petit, vous allez instaurer un cadre numérique plus sain, autant pour vous que pour votre équipe.

Quelques ajustements qui changent tout

Microsoft Teams

Activez uniquement les notifications essentielles. Désactivez les alertes pour les publications générales dans les canaux ou réduisez leur fréquence. Et surtout, pensez à désactiver les notifications pendant vos périodes de concentration.

Ressources utiles :

• Gérer les notifications dans Microsoft Teams – Support Microsoft
• Meilleures pratiques pour les notifications dans Microsoft Teams – Support Microsoft
• Planifiez vos messages dans Teams et Outlook pour éviter d’interrompre les autres au mauvais moment.

Windows

Dans les paramètres de votre ordinateur, accédez à la section « Notifications » pour désactiver les alertes qui ne sont pas utiles à votre travail.

Essayez le mode Concentration (Focus Assist) pour bloquer toutes les distractions pendant une période déterminée.

Ressources utiles : Modifier les paramètres de notification et de notification rapide dans Windows – Support Microsoft

Outlook

Premièrement, ajustez vos alertes email :

• Configurez les alertes pour ne voir que les messages importants
• Utilisez des filtres pour trier les alertes essentielles
• Réduisez les interruptions en désactivant les alertes sur l’écran pour les messages moins urgents

Deuxièmement, regroupez vos alertes :

• Paramétrez Outlook pour vous avertir périodiquement plutôt qu’en continu

Ressources utiles :

• Activer ou désactiver la fenêtre contextuelle d’alerte de nouveau message – Support Microsoft
• Comment créer des règles pour vos courriels dans Outlook

Et si on repensait votre communication d’équipe ?

Gérer les notifications, c’est un bon début.
Mais pour aller plus loin, il est essentiel de mieux maîtriser les outils de communication au cœur de votre environnement numérique : Teams, Outlook, courriels, clavardage…

C’est exactement ce que nous abordons dans notre formation OTL-104 – Améliorer la communication d’équipe avec Outlook et Teams.

• Apprenez à mieux structurer les échanges
• Définissez des règles claires d’utilisation
• Réduisez les interruptions et la surcharge d’information

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