La métaphore des gros cailloux : L’art de gérer les priorités avec efficacité

Avez-vous déjà tenté de remplir un pot de roches et de sable pour voir quelle quantité peut y entrer ? 

L’expérience, souvent vue sur YouTube, montre qu’en versant d’abord le sable, puis les petites roches, il ne reste plus de place pour les grosses. Mais, en plaçant d’abord les grosses roches, puis les petites et enfin le sable, tout entre parfaitement dans le pot.

Cette expérience illustre l’importance de prioriser vos tâches. Si vous ne réservez pas de temps pour les plus importantes, le reste occupera tout l’espace.

Source de l’image : mindfulambition.net

Quelles sont vos priorités ?

Pour être productif, il faut savoir faire la différence entre les grosses et les petites roches. En d’autres termes, il est essentiel d’identifier ce qui est crucial pour vous et votre réussite. Pour cela, il est nécessaire de réfléchir à vos objectifs personnels et professionnels, qui sont souvent liés. Le temps consacré au travail est du temps pris à vos objectifs personnels et vice-versa.

Une bonne méthode pour maintenir un équilibre consiste à classer vos objectifs en six catégories :

• Famille
• Finances et carrière
• Bien-être mental et intellectuel
• Santé physique
• Vie sociale et culturelle
• Objectifs professionnels

Par exemple, je fais de ma santé physique une priorité en courant trois fois par semaine. Pour me nourrir intellectuellement, je me fixe l’objectif de lire un livre par mois.

Quant à mes objectifs professionnels, je les aligne sur ceux de mon entreprise tout en suivant ma mission personnelle : aider les gens à devenir plus efficaces, avec créativité et honnêteté, pour changer leur vie au travail.

Comment ça fonctionne ?

« Je n’ai pas eu le temps de faire avancer le projet qui me tient à cœur ! »

Si vous n’avez pas eu le temps de réaliser ce qui est important, c’est que vous n’avez pas pris le temps.  

L’objectif de cet exercice de priorisation, c’est de vous laisser du temps pour accomplir ce qui est important. Voici quelques étapes pour mieux prioriser et avancer sur ce qui compte vraiment :

1. Planifiez du temps pour vos priorités

Réservez des plages horaires dans votre agenda. Deux heures par jour peuvent déjà vous accorder 10 heures par semaine pour faire progresser vos priorités.

2. Déplacez, mais ne supprimez pas vos blocs de temps

Si vous avez une réunion durant ce temps, déplacez ce bloc à un autre moment, mais ne l’annulez pas. Votre temps est précieux.

3. Unifiez vos agendas

Regroupez tous vos agendas au même endroit. Vous disposez de 24 heures dans une journée, ce que vous allouez à une tâche, c’est du temps que vous ne pouvez plus récupérer.

4. Adaptez votre rythme

Bloquez vos moments de haute productivité pour vos tâches importantes. Si vous êtes plus créatif le matin, gardez ce temps pour vous concentrer pleinement.

5. Utilisez des outils de gestion de temps

Des outils comme Microsoft Bookings ou Calendly peuvent vous aider à simplifier la prise de rendez-vous et à gérer vos plages horaires.

Gardez le contrôle sur votre agenda

L’objectif est de garder le contrôle sur votre emploi du temps. Si vous ne le faites pas, quelqu’un d’autre prendra ce contrôle, ou vous perdrez en efficacité. Sans cette maîtrise, vous risquez d’être plus stressé.

Alors, quelles sont vos grosses roches ? 

Si vous souhaitez de l’aide pour apprendre à mieux prioriser votre agenda et vos tâches avec des outils comme Outlook, nous sommes là pour vous aider. Je vous invite à communiquez avec nous !

P.S. Une fois que vous avez réservé du temps pour vos priorités, vous n’aurez aucun problème à insérer de petites tâches entre deux grosses roches. Et n’oubliez pas, que même dans une journée bien remplie, il y a toujours de la place pour prendre un café avec un ami ! 😉