Gérer une boîte de réception partagée avec les catégories Outlook

️ Utilisez les catégories pour clarifier les responsabilités

Dans une boîte de réception partagée, chaque courriel peut être catégorisé selon son statut ou la personne qui le prend en charge.

Exemples d’étiquettes :

• • « Répondu par Marie »

• • « En attente de validation »

• • « À suivre – Alain »

• • « Urgent à traiter »

Ce système évite que plusieurs personnes répondent au même courriel ou passent à côté d’un message important.

Créez une légende de couleurs partagée

Pour être efficace, il est important que tout le monde comprenne le sens des catégories.

Créez une liste officielle de vos catégories, avec :

• • une couleur par statut ou par personne

• • une légende accessible à tous les utilisateurs de la boîte partagée

• • une formation rapide à l’usage des catégories

Vous pouvez aussi nommer une personne responsable de tenir cette légende à jour.

Encouragez une gestion collaborative

L’utilisation des catégories favorise :

• • la transparence dans le suivi des courriels

• • la répartition claire des tâches

• • la réduction des erreurs ou des oublis

C’est une bonne pratique à intégrer dans votre routine d’équipe, surtout si plusieurs personnes travaillent dans la même boîte Outlook.

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