Comment créer des règles pour vos courriels dans Outlook

Vous souhaitez automatiser le tri de vos courriels ? Voici un guide détaillé pour créer vos premières règles Outlook.

Cette technique, que nous approfondissons dans notre formation «Contrôlez votre journée de travail avec la méthode M3Z», vous permettra d’optimiser considérablement votre productivité.

Créer une règle Outlook : deux méthodes simples

Méthode 1 : Depuis le ruban Outlook

1. Ouvrez l’onglet « Accueil »
2. Repérez la section « Déplacer »
3. Cliquez sur « Règles »
4. Sélectionnez « Créer une règle »

Méthode 2 : Directement depuis un courriel

1. Clic droit sur le courriel modèle
2. Sélectionnez « Règles »
3. Choisissez « Créer une règle »

Guide étape par étape : configurer une règle Outlook

Étape 1 : Donnez un nom clair à votre règle

• Choisissez un nom descriptif
• Assurez-vous qu’il soit facilement identifiable

Étape 2 : Définissez les conditions de votre règle

1. Sélectionnez les critères (De, À, Objet…)
2. Précisez les détails (adresses, mots-clés)
3. Ajoutez des conditions supplémentaires si nécessaire

Étape 3 : Choisissez les actions à effectuer

Trois types d’actions possibles :

1. Organisation des courriels
   • Déplacer vers un dossier
   • Copier dans un emplacement
2. Marquage des messages
   • Attribuer une catégorie
   • Définir l’importance
   • Marquer comme lu/non lu
3. Acheminement des courriels
   • Transférer automatiquement
   • Rediriger vers d’autres destinataires

Étape 4 : Gérez les exceptions (optionnel)

1. Cliquez sur « Ajouter une exception »
2. Sélectionnez vos critères d’exception
3. Personnalisez selon vos besoins

Étape 5 : Finalisez votre règle

1. Vérifiez tous les paramètres
2. Cochez « Exécuter la règle maintenant » si souhaité
3. Cliquez sur « Enregistrer »

Optimisez vos règles Outlook

Conseils pratiques

• Limitez-vous à 3-5 règles essentielles
• Privilégiez des noms explicites
• Effectuez une révision régulière
• Évitez la sur-complexification

Bonnes pratiques

Pour approfondir votre maîtrise des règles Outlook, consultez notre article détaillé sur la gestion automatisée des courriels.

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