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Viva Insights : astuces pour améliorer productivité & bien-être au travail

Bien-être au travail
Efficacité professionnelle

ARTICLE PUBLIÉ LE 2024-01-10

Dans un monde où le travail et la vie personnelle s’entremêlent souvent, il est crucial de trouver un équilibre qui booste à la fois la productivité et le bien-être. Microsoft Viva Insights, intégré à Microsoft 365 pour entreprises, propose des recommandations personnalisées pour atteindre cet équilibre dans Teams. Optimisez votre journée de travail avec ces stratégies clés.

Maximisez votre potentiel avec Viva Insights : Pauses, introspection et équilibre

Prenez des pauses stratégiques

Viva Insights suggère des pauses régulières pour vous aider à rester alerte et concentré. En programmant des moments de détente avec des exercices de respiration, vous pouvez réduire le stress et recharger vos batteries pour rester productif tout au long de la journée.

Auto-évaluation et introspection

Prenez le temps de vous connecter avec vos émotions et établissez une routine quotidienne d’introspection pour un bien-être durable. Viva Insights vous encourage à faire des check-ins émotionnels qui peuvent guider votre planning et vos interactions.

Reconnaissance des efforts des collègues

La reconnaissance peut grandement améliorer le moral de l’équipe. Utilisez les fonctionnalités de chat privé ou de canal de Teams pour envoyer des messages de gratitude et de reconnaissance pour le travail acharné de vos collègues.

Séparation du travail et vie personnelle

Viva Insights vous aide à établir des limites claires entre le travail et votre vie personnelle. Un « temps de trajet virtuel » peut être utilisé pour décompresser après le travail, vous préparant à une soirée détendue ou à votre prochaine journée de travail.

Maintien des relations professionnelles

Le module vous permet d’épingler des contacts importants et de recevoir des notifications pour les tâches en attente ou les documents non lus. Cela renforcera les relations professionnelles sans vous submerger.

Création d’espaces de concentration

Configurez des créneaux de concentration dans Viva Insights pour limiter les interruptions. Durant ces périodes, les notifications Teams peuvent être mises en pause pour vous permettre de vous plonger dans des tâches nécessitant une attention soutenue.

Paramétrage personnalisé : Optimisez votre expérience Viva Insights

Personnalisez Viva Insights pour qu’il serve au mieux votre stratégie de bien-être et d’efficacité professionnelle. Ces paramètres ajustables sont des outils puissants pour façonner votre expérience de travail.

Semaine de travail

Configurez votre planning hebdomadaire en définissant les heures de début et de fin de la journée de travail, ainsi que les jours ouvrés. Cela permet de structurer clairement votre emploi du temps et d’informer votre équipe de vos disponibilités.

À quoi ca sert ? Visuellement sur Teams, vos journées seront en fond blanc, et votre temps personnel en beige foncé. Cela permet de gagner en visualisation dans votre agenda.

Compliments

Programmez des rappels pour reconnaître et féliciter le travail de vos collègues, renforçant ainsi la cohésion et le moral de l’équipe.

Recommandation : Programmez un rappel au moins une fois par semaine pour féliciter un collaborateur sur une tâche. La fin de semaine est idéale pour faire le point sur les tâches abouties dans la semaine avec votre équipe.

Temps sans distraction

Définissez des périodes de tranquillité pendant lesquelles vous ne recevrez pas de notifications, vous permettant de vous déconnecter pleinement du travail ou de vous immerger dans des tâches nécessitant une concentration profonde.

Recommandation : Laissez vous une petite fenêtre d’ouverture quelques minutes avant votre début de journée de travail. Cela vous permet de prendre connaissance de quelques messages avant vos réunions du matin et de pouvoir prendre le contrôle rapidement sur les imprévus et priorités de votre journée.

Planification des pauses

Viva Insights peut automatiquement programmer des pauses pour le déjeuner, vous rappelant l’importance de prendre du recul et de recharger vos batteries en milieu de journée.

Recommandation : Si votre pause dure une heure, vous pourriez réserver 15 à 30 minutes supplémentaires à votre retour pour faire le point sur vos courriels et priorités de la journée. Ce sera un temps de concentration personnel sans distraction de votre équipe.

Périodes de focus et de concentration

Configurez des plages horaires dédiées à la concentration pour vous engager dans un travail en profondeur sans interruptions.

Recommandation : Ce point est essentiel. Réservez minimum une plage d’une heure par jour. Pensez à la période idéale dans votre journée pour couper vos notifications durant cette période. Vous serez ainsi pleinement concentré(e) sur vos tâches.

Trajet virtuel

Utilisez le trajet virtuel pour créer une routine de fin de journée. C’est un bon rappel pour conclure votre journée de travail et de vous préparer pour le lendemain.

Recommandation : Vous avez tendance à ne pas voir les heures défilées en télétravail ? Des difficultés à décrocher en fin de journée ? Ce rappel est un bon outil pour décrocher en fin de journée.

Réflexion

Mettez en place des rappels pour prendre le temps d’évaluer votre journée. Améliorez ainsi significativement votre bien-être au fil du temps.

Recommandation : Attention à ne pas planifier trop de rappels qui risquent de vous laisser indifférent(e) sans prendre action. Idéalement, planifiez ce rappel une fois en fin de semaine pour faire le point sur votre bien-être et état d’esprit.

Réunions efficaces

Ajustez vos préférences pour inclure des pauses entre les réunions. Cela vous permettra de réduire la fatigue et d’augmenter la productivité des séances.

Recommandation : À vous d’évaluer vos besoins selon votre énergie, mais pour :

Réunions de moins d’une heure : Planifiez entre 5 à 8 minutes de pause rapide.
Réunions de plus d’une heure : Planifiez 10-15 minutes pour prendre une pause de qualité.

En plus de ces paramètres, Viva Insights offre un accès à un large éventail de ressources pour le bien-être et l’optimisation du temps (articles de fond, lectures audios). Restez ainsi informé et appliquez les meilleures pratiques pour une efficacité optimale.

Microsoft Viva Insights est plus qu’un outil de productivité. C’est un compagnon de bien-être qui reconnaît l’importance d’une journée de travail équilibrée. Grâce à ces pratiques recommandées, vous pouvez non seulement améliorer votre efficacité mais aussi votre satisfaction au travail.

Ressources utiles :

Improve productivity with Microsoft Viva Insights

Anne-Claire Collot

Responsable marketing et communications

Je suis le moteur marketing chez Sylbert, où je fusionne ma passion pour le marketing stratégique et mon amour pour l'efficience dans tout ce que nous faisons. C’est ici que j’exprime pleinement ma créativité et mon engagement pour l’excellence.