Programmez vos messages d’absence sur Teams et Outlook

Lorsque vous vous préparez à vous éloigner du bureau pour un certain temps, il est essentiel de mettre en place des messages d’absence pour informer vos collègues et contacts de votre indisponibilité.

Notre guide simplifié vous aide à configurer des messages d’absence sur Microsoft Teams et Outlook, assurant une synchronisation parfaite entre les deux.

À vous de choisir si vous préférez utiliser Teams ou Outlook pour configurer efficacement votre message d’absence. Dans ce tutoriel, nous allons vous présenter:

• • Configurer votre message d’absence sur Outlook;

• • Configurer votre message d’absence sur Teams;

• • Bonnes Pratiques pour Rédiger un Message d’Absence Efficace;

• • Communiquer Votre Absence Proactivement avec Votre Signature Courriel.

Configurer votre message d’absence sur Outlook

Note : N’oubliez pas d’inclure un contact d’urgence dans votre message.

Configurer votre message d’absence sur Teams

1. 1. Trouvez les paramètres d’absence :
      Dans Teams, cliquez sur les trois points ‘…’ en haut à droite et sélectionnez ‘Paramètres’.
      

1. 1. Planifiez votre absence :
      Sous l’onglet ‘Général’, accédez à ‘Absent du bureau’ et cliquez sur ‘Planifier’.
      

1. 1. Activez et rédigez :
      Activez les réponses automatiques et inscrivez votre message d’absence.

1. 1. Ajustez les options :
      Choisissez les paramètres pour l’envoi à l’externe et la plage horaire si nécessaire.

1. 1. Enregistrez les changements :
      Cliquez sur ‘Enregistrer’ pour appliquer les réglages.
      

Bonnes pratiques pour rédiger un message d’absence efficace

Lorsque vous rédigez un message d’absence, il est crucial de maintenir un équilibre entre la clarté, la concision et le professionnalisme. Voici quelques bonnes pratiques à suivre pour garantir une communication efficace pendant votre absence :

Clarté et concision

Expliquez succinctement la raison de votre absence et précisez les dates de début et de fin. Utilisez un langage direct pour une compréhension immédiate.

Par exemple : « Je serai absent(e) du bureau du [date de début] au [date de fin] pour [raison de l’absence]. »

Contact de remplacement

Indiquez une personne de confiance à contacter en cas de besoin. Fournissez des détails clairs : nom, poste, adresse courriel, et numéro de téléphone.

Par exemple : « Pour toute urgence, merci de contacter [Nom] à [adresse courriel] ou au [numéro de téléphone]. »

Maintenez un ton professionnel :

Gardez un ton professionnel. Évitez le langage informel et assurez-vous que le message reflète bien l’image de votre entreprise.

Vérification des détails

Avant de valider votre message, confirmez l’exactitude des dates et des informations de contact. Cela évite les malentendus et assure une continuité de service.

En suivant ces bonnes pratiques, vous pouvez garantir que votre message d’absence transmet efficacement l’information nécessaire tout en maintenant une image professionnelle.

Exemple de courriel :

Objet : Notification d’absence temporaire

Bonjour, Je vous remercie de votre message. Je suis actuellement hors du bureau du [date de début] au [date de fin]. Je ne pourrai pas répondre à mes courriels pendant cette période.En cas de nécessité, veuillez contacter [Nom et Titre du contact] à [adresse courriel] ou au [numéro de téléphone]. Je m’engage à traiter votre demande dès mon retour. Merci pour votre compréhension. Cordialement,

Communiquez votre absence proactivement avec votre signature courriel

Intégrez une notification de votre absence prochaine directement dans votre signature de courriel. Cela informe vos contacts de manière anticipée et évite tout imprévu.

Exemple :

À Noter : Absent(e) du bureau du [date de début] au [date de fin]. Pour les urgences, contacter [Nom de la personne de contact] à [adresse courriel] ou au [numéro de téléphone].

Avec ces étapes claires pour Outlook et Teams, et en suivant nos bonnes pratiques, vous assurez une communication transparente et maintenez votre professionnalisme en toutes circonstances. Pour plus d’astuces et de formations pour optimiser votre utilisation des outils Microsoft 365, n’hésitez pas à consulter nos autres ressources ou à nous contacter pour un accompagnement personnalisé.

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