Planifiez l’envoi de vos messages sur Teams pour une communication efficace

Dans un monde professionnel où les équipes sont souvent réparties dans différentes régions et fuseaux horaires, il est donc important de communiquer de manière efficace sur les plateformes en ligne telles que Teams. Cependant, il peut être difficile de trouver le moment opportun pour envoyer un message sans perturber les collègues pendant leurs temps de repos.

Si Teams remplace en grande partie les courriels internes, les notifications engendrent néanmoins plus de déconcentration auprès de vos destinataires. Notamment sur ce type de plateforme de travail qui regroupe l’ensemble de nos outils de travail.

Les politiques de droit à la déconnexion sont d’ailleurs de plus en plus adoptées par les organisations pour pallier à ce type d’épuisement du travail à distance.

Quels sont les bénéfices à planifier l’envoi de ses messages sur Teams ?

1. Respecter le temps de travail de vos collègues : En planifiant l’envoi de vos messages, vous évitez de déranger vos collègues en dehors de leurs heures de travail, ce qui peut être particulièrement utile lorsque vous travaillez dans des zones horaires différentes.
   Exemple : Vous êtes en déplacement à l’étranger et vous avez une idée pour un projet. Vous pouvez planifier un message pour l’envoyer à votre collègue à une heure où il sera en train de travailler, plutôt que de l’envoyer immédiatement et de le déranger pendant son temps libre.
2. Gagner du temps : En planifiant l’envoi de vos messages, vous pouvez programmer plusieurs messages à la fois et les envoyer plus tard, ce qui vous permet de vous concentrer sur d’autres tâches sans avoir à vous rappeler de les envoyer plus tard.
   Exemple : Vous voulez envoyer un rappel à vos collègues pour une réunion importante dans deux jours. Vous pouvez planifier le message à l’avance plutôt que de vous rappeler de l’envoyer plus tard.
3. Éviter les erreurs : En planifiant l’envoi de vos messages, vous pouvez prendre le temps de relire et de corriger votre message avant qu’il ne soit envoyé.
   Exemple : Vous devez envoyer un message important à votre équipe, mais vous êtes pressé et vous risquez de faire des fautes d’orthographe ou de grammaire. En planifiant l’envoi du message, vous pouvez prendre le temps de vous relire et de corriger les erreurs avant qu’il ne soit envoyé.

En résumé, planifier l’envoi de vos messages sur Teams peut vous aider à respecter le temps de travail de vos collègues, gagner du temps et éviter les erreurs.

Heureusement, Teams propose une fonctionnalité pour planifier l’envoi de vos messages à l’avance.

Alors voici comment faire :

1

Commencez par ouvrir Teams et accédez à la conversation dans laquelle vous souhaitez envoyer le message.

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Écrivez votre message comme vous le feriez normalement, mais ne cliquez pas sur le bouton « Envoyer ».

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Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur le bouton d’envoi du message.

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Dans la fenêtre, sélectionnez la date et l’heure auxquelles vous souhaitez envoyer votre message.

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Enfin cliquez sur « Envoyer à l’heure planifiée« .

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Vous verrez maintenant que le message reste gris, ce qui signifie que le message est programmé pour être envoyé plus tard.

Vous y avez également la précision en haut du message («Envoi le lundi 6 mars à 8h00»)

Dans le cas où vous devez apporter des modifications à votre message avant son envoi:

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Cliquez simplement avec le bouton droit de la souris et sélectionnez l’option «Modifier».

2

Puis cliquez sur la phrase de programmation («Sélectionnez Envoyer pour remettre le lundi 6 mars à 8h00»)

Vous allez retrouver les mêmes options pour replanifier ou annuler la programmation de votre message.

En suivant toutes ces étapes ultra simples, vous pouvez planifier et programmer l’envoi de vos messages sur Teams et éviter de déranger vos collègues ou de les perturber en dehors des heures de travail. Et inversement, en partageant et en appliquant cette pratique dans votre équipe, vous serez vous même moins dérangé en dehors de vos horaires de travail. Finalement, cela vous permettra de communiquer efficacement avec vos collègues tout en respectant leur vie privée et leur temps libre.