Optimisez la planification de vos réunions avec l’outil de sondage de planification dans Outlook
Ce tutoriel présente l’utilisation de l’outil de sondage de planification dans Outlook pour simplifier la planification de réunions. En sondant les disponibilités des participants, cet outil élimine les tracas des allers-retours d’e-mails et facilite la sélection d’une date et d’une heure convenables. Une solution efficace pour optimiser la gestion des rendez-vous.
Tutoriel pas à pas
La planification d’une réunion peut être une tâche fastidieuse et chronophage, surtout lorsqu’il s’agit de trouver une date qui convient à tous les participants. Heureusement, l’outil Sondage de planification dans Outlook peut vous aider à résoudre ce problème. Il vous permet de sonder les disponibilités de vos collègues et faciliter la planification d’une réunion en quelques clics seulement.
Dans quelles circonstances utiliser l’outil Sondage de planification?
L’outil Sondage de planification dans Outlook est particulièrement utile dans les situations où vous devez planifier une réunion avec plusieurs participants ayant des calendriers très chargés. Le gros plus ? La connectivité de vos agendas entre équipes vous donnera également les créneaux disponibles en temps réel des calendriers de vos collaborateurs.
Encore mieux, si vous êtes responsable de la planification des formations dans votre organisation, l’outil Sondage de planification peut vous aider à sonder les disponibilités de vos participants afin de choisir la date qui convient le mieux, voire de créer naturellement vos groupes de formations selon les disponibilités de chacun.
Ainsi, vous pouvez vous assurer de leur disponibilité, mais vous pouvez également bloquer leur agenda pour éviter tout conflit de planification.
Comment utiliser l’outil Sondage de planification ?
- Ouvrez Outlook et créez un nouvel e-mail.
- Ajoutez les participants de la réunion dans la liste des destinataires de l’e-mail.
- Cliquez sur l’icône « Sondage de planification » dans la barre d’outils de l’e-mail pour accéder à l’outil de planification.
- Choisissez quelques dates et heures qui vous conviennent pour la réunion.
Plusieurs paramètres sont possibles à la fin de création du sondage. Quelques uns peuvent retenir notre attention comme le fait de «conserver les horaires sélectionnés dans mon calendrier», afin de préréserver le ou les créneaux sélectionnés, ou encore recevoir des notifications quand un nouveau vote a été soumis par les participants.
- L’outil Sondage de planification enverra alors une invitation de planification aux participants pour qu’ils puissent indiquer leur disponibilité.
- Une fois que tous les participants ont répondu, vous pouvez choisir la date et l’heure qui conviennent le mieux en fonction de leurs disponibilités.
Dans notre exemple ici, la date du 18 juillet est celle favorisée par un plus grand nombre, sauf une personne qui sera en congé. On peut donc présumer que la réunion peut s’y tenir. Dans ce cas, il est question de Planifier une réunion (flèche rouge).
On peut aussi remarquer deux options très intéressantes :
– Le bouton «Envoyer un rappel» (flèche bleue) pour relancer les réponses des participants en attente
– L’option «Suggérer un autre horaire» (flèche verte) pour proposer éventuellement de nouvelles disponibilités si aucune date ne rencontrait de succès.
- Finalisez la réunion en ajoutant les détails dans l’e-mail, comme le lieu ou la salle de réunion, l’ordre du jour et toute autre information pertinente.
- Envoyez l’e-mail pour confirmer la date et l’heure de la réunion avec les participants.
Félicitations, vous avez désormais votre réunion en vous assurant de trouver le meilleur compromis entre les agendas de tous vos participants !
Les conditions de réussite
L’importance collective de bien planifier son calendrier:
Pour bien planifier votre calendrier, prenez en compte le statut de vos créneaux (Disponible, Occupé, Absent…) selon leur importance. Les créneaux «Disponible» ou «Provisoire» vous permettent d’être disponible pour les rendez-vous.
En tant qu’organisateur:
Conseil 1 : Prenez en compte que certains collaborateurs ne font pas attention au statut des créneaux dans leur agenda.
Plus vous serez nombreux, plus vos chances d’obtenir 100% de disponibilité sont minces. Choisissez simplement les créneaux qui conviennent à la majorité. Attention à bien différencier les participants obligatoires et facultatifs lors de l’envoi des invitations à la réunion.
Conseil 2 : Il est également important de communiquer avec les participants pour aligner les priorités de la réunion.
La communication est essentielle pour une planification de réunions efficace et sans conflits inutiles. En gardant cela à l’esprit, ces outils favorisent des réunions productives et respectent vos priorités de planification.
Par exemple: Vous avez une réunion importante avec tous les responsables de département (agendas bien remplis). Et versus, vous avez à la même heure votre scrum matinal avec votre équipe. Qu’est-ce qui est le plus prioritaire, le plus facile à déplacer ou à compenser ?
Conseil 3 : Évitez d’offrir plus de 3 créneaux pour la planification d’un rendez-vous.
Plus vous offrez de possibilités, plus les participants auront tendance à s’éparpiller dans des heures diverses. (Idéalement, proposez 2 ou 3 créneaux maximum.)
Conseil 4 : Il est essentiel de fixer une date d’échéance rapprochée pour que vos participants vous donnent rapidement leurs disponibilités.
Cela permettra d’obtenir des réponses plus rapidement et de planifier plus efficacement.
Conseil 5 : Si vous utilisez notre méthode M3Z, vous pouvez programmer une tâche de suivi pour la veille de la date d’échéance.
Cette tâche vous permettra de relancer les participants qui n’ont pas encore répondu à l’aide du bouton «Envoyer un rappel» et de vous assurer que vous obtenez toutes les réponses dont vous avez besoin pour planifier efficacement votre rendez-vous.
Pour conclure, l’outil Sondage de planification dans Outlook est extrêmement pratique pour tous ceux qui cherchent à gagner du temps dans la planification de rendez-vous et de réunions. En permettant aux participants de voter pour les créneaux qui leur conviennent le mieux, cet outil élimine les allers-retours fastidieux et les e-mails de relance. De plus, avec sa facilité d’utilisation et son intégration directe avec Outlook, c’est une solution de planification accessible à tous. L’outil Sondage de planification dans Outlook est une solution à essayer absolument!
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