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Demander et centraliser des fichiers à un seul endroit sur OneDrive

Vous souhaitez récolter des fichiers à partir de plusieurs personnes et les centraliser à une seule place?

 

Voici comment ce tutoriel pourra vous aider grâce à un pas-à-pas pour configurer rapidement ces paramètres grâce à la fonction Demander des fichiers dans OneDrive Entrerprise.

 

Vous souhaitez récolter des fichiers à partir de plusieurs personnes et les centraliser à une seule place. Voici comment ce tutoriel pourra vous aider grâce à un pas-à-pas pour configurer rapidement ces paramètres grâce à la fonction Demander des fichiers dans OneDrive Entrerprise.

 

Quoi de mieux qu’un exemple pour illustrer nos explications! 

 

Votre collègue Germain part à la retraite après 15 ans de service et un événement de départ est prévu prochainement. Vous voulez marquer le coup avec un diaporama de photosVous souhaitez obtenir de vos collègues des photos ou tout autre document que vous utiliserez pour la présentation. Comment être efficace et tout centraliser à un endroit ? 

 

Voici comment procéder pour mettre en place cet espace de dépôt de documents : 

 

 

PRÉREQUIS
CONFIGURATION REQUISE
Dans le Centre d'administration de la plateforme Microsoft 365 de votre organisation, votre configuration OneDrive doit permettre l'activation des liens et d'autorisation de modification pour Toute personne. Sans ce paramètre, OneDrive désactive les demandes de fichier.

Voici un lien pour vous expliquer la démarche à suivre.

Préparer le dossier pour la demande de fichiers

01

Créez un dossier dans votre espace OneDrive, sélectionnez-le puis cliquez sur Demander des fichiers. 

 

Donnez un nom à la demande, puis cliquez sur Suivant. 

 

Note: Soyez clair dans votre nom, comme la dernière image, pour que vos collaborateurs comprennent ce qui est demandé.

Choisissez de quelle manière vous souhaitez partager le lien de votre demande de fichiers

02

Option A : Vous pouvez choisir de copier le lien pour le partage par Teams, dans un courriel, etc.

 

ou 

 

Option B : Vous pouvez inscrire la liste des destinataires (sélectionnez un groupe, une liste de distribution ou des adresses courriels individuelles), ajouter un message personnalisé.

Cliquez sur Envoyer, un message de confirmation apparaitra.

 

Note : Sachez que vos destinataires peuvent repartager votre message à d'autres personnes, sans limitation. Cependant, chacune d'elle doit s'identifier avant de pouvoir partager des fichiers avec vous. Demeurez vigilant en vérifiant la provenance des fichiers que vous recevez dans ce dossier avant de les ouvrir. Pour mieux maîtriser vos partages de documents en ligne de façon sécuritaire, consulter notre cours OneDrive/SharePoint.

Du coté des destinataires

03

Si vous avez opté pour l'option B ci-dessus, un message automatisé sera envoyé de votre part avec votre demande, comme affiché à droite. Vos collaborateurs pourront alors cliquer sur le bouton Charger des fichiers pour que vous puissiez les consulter dans votre dossier préparé préalablement.

04

Ensuite ils pourront cliquer sur Sélectionner des fichiers pour utiliser les fichiers qu'ils souhaitent partager avec vous.

05

Vos collaborateurs peuvent désormais ajouter leurs propres fichiers (possible de différentes sources) et finaliser leur partage en cliquant sur Charger.

 

Note : les destinataires ont seulement droit au dépôt de fichiers dans votre espace OneDrive, car votre espace OneDrive n'est qu'un espace de stockage privé. Ils ne peuvent les supprimer de votre espace une fois qu'ils les ont partagés avec vous.

Confirmation de réception de fichiers dans votre Boite de réception

06

Dès qu'un collaborateur aura soumis ses fichiers, vous recevrez un courriel «De nouveaux fichiers ont été chargés suite à votre demande concernant [Nom de la demande]». Cliquez sur See new files.

 

Vous allez être redirigé vers votre dossier préparé pour votre demande de fichiers.Vous y retrouverez les fichiers partagés par vos destinataires. Le nom de chaque destinataire se trouve au début de nom des fichiers qu'ils ont partagés avec vous, de manière à bien identifier de qui ils proviennent.

Arrêter le partage de votre dossier OneDrive

07

À tout moment, vous pouvez cesser de partager votre dossier avec vos destinataires.

 

Sélectionnez votre dossier servant à la demande de fichiers, ensuite cliquez sur les 3 petits points puis sur Gérer l'accès.

08

Dans la colonne de droite qui apparaît, cliquez à nouveau sur les 3 petits points, comme indiqué sur l'image.

09

Puis cliquez ensuite sur le bouton [X] (supprimer le lien), comme indiqué sur l'image.

 

Une nouvelle fenêtre va s'afficher. Confirmez votre opération en cliquant sur le bouton Supprimer le lien. Votre dossier redeviendra alors privé et le lien que vous aviez partagé avec vos destinataires ne fonctionnera plus pour eux.

10

Bien que nous ayons traité un exemple en particulier, ce tutoriel pourrait vous être utile pour d'autres projets au quotidien : demande d'appels d'offre, réponses à un questionnaire qualitatif, demande de candidatures, proposition de projets, etc.

Finalement, ce sera à vous de voir le potentiel et de vous approprier la fonction Demander des fichiers sur OneDrive Entreprise.

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