Fonctionnalités Outlook 15 mai 2024

Outlook : Planifiez vos réunions efficacement avec le sondage de planification

Quand utiliser le sondage de planification ?

C’est l’outil idéal lorsque :

- Vous planifiez une réunion avec plusieurs personnes à l’horaire chargé

- Vous devez sonder un grand groupe (ex. : formations, rencontres transversales)

- Vous souhaitez éviter les allers-retours par courriel

- Vous voulez pré-réserver les plages proposées dans votre propre agenda

Astuce RH : Si vous êtes responsable de formation, cet outil vous permet aussi de créer des groupes selon les disponibilités réelles des participants.

Tutoriel pas à pas

1. Créez un nouveau courriel dans Outlook

Ajoutez les participants souhaités dans les destinataires.

2. Cliquez sur « Sondage de planification »

Cette option se trouve dans la barre d’outils de votre message.

3. Choisissez les plages horaires proposées

Sélectionnez quelques dates et heures. Vous pouvez :

- Garder les plages sélectionnées dans votre propre calendrier

- Activer des alertes pour chaque nouvelle réponse reçue

4. Envoyez le sondage aux participants

Chacun recevra une invitation pour indiquer ses disponibilités.

5. Consultez les réponses

Vous verrez quelles plages conviennent au plus grand nombre. Vous pouvez :

- Planifier directement la réunion

- Envoyer un rappel aux personnes n’ayant pas encore répondu

- Suggérer un autre horaire au besoin

6. Finalisez la réunion

Ajoutez les informations importantes : salle, lien Teams, ordre du jour, etc., puis confirmez la date retenue.

Bonnes pratiques pour une planification réussie

L’importance de bien gérer son calendrier

Pour planifier efficacement, chaque membre de l’équipe doit prendre l’habitude d’indiquer clairement ses disponibilités dans son agenda Outlook.

Les statuts Disponible, Occupé, Absent ou Provisoire sont essentiels pour que l’outil de sondage fonctionne de manière optimale.

En tant qu’organisateur :

1. Ne visez pas le 100 %

Plus il y a de participants, plus il sera difficile d’avoir une disponibilité parfaite. Concentrez-vous sur le meilleur compromis, en tenant compte des participants essentiels.

2. Différenciez bien les rôles

Identifiez qui est obligatoire et qui est facultatif dans l’invitation. Cela évite de bloquer tout le monde inutilement.

3. Encouragez la communication

Expliquez l’objectif de la réunion à vos collègues. Un simple message dans l’invitation peut suffire à mieux aligner les attentes et les priorités.

4. Fixez une date d’échéance au sondage

Cela encourage les participants à répondre rapidement et vous permet de finaliser la réunion sans délai.

Et si vous planifiiez vos journées aussi efficacement que vos réunions ?

L’outil de sondage de planification dans Outlook est un excellent levier pour mieux coordonner les agendas. Mais pour aller plus loin, il est essentiel de maîtriser pleinement son environnement Outlook : calendrier, suivi des réunions, organisation de sa journée…

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