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Fonctionnalités OneDrive / SharePoint, Collaboration et outils Microsoft 365 19 septembre 2024

OneDrive ou SharePoint, lequel utiliser pour partager des documents ?

Choisir entre OneDrive et SharePoint n’est pas toujours évident. Pourtant, chaque outil joue un rôle bien précis dans Microsoft 365. En comprenant mieux leurs usages, vous pouvez améliorer la collaboration, gagner du temps et surtout éviter les erreurs de classement qui coûtent cher à long terme.

Voici comment faire le bon choix, selon différents critères simples à appliquer.

1. À qui appartient le document ?

Commencez toujours par cette question.

  • Si le document vous appartient personnellement, utilisez OneDrive. C’est votre espace individuel, privé par défaut.

  • Si le document est utile à toute une équipe ou à l’entreprise, enregistrez-le dans SharePoint. Ce sera alors partagé automatiquement avec les bonnes personnes.

Exemple :
Un rapport de dépenses personnel ? → OneDrive

Un modèle de rapport pour toute l’entreprise ? → SharePoint

2. Quelle est la durée de vie du document ?

Il est aussi utile de penser à l’avenir du document.

  • Pour les fichiers temporaires (comme des soumissions à analyser), OneDrive suffit.
  • En revanche, si vous devez conserver ce contenu longtemps (ex. : contrats, historiques), transférez-le rapidement vers SharePoint.

Cela évite de tout perdre si un collègue quitte ou si le document devient introuvable avec le temps.

3. Quel est le statut du document ?

Le statut du fichier influence également l’endroit idéal où l’enregistrer.

  • En cours de rédaction ? Gardez-le dans OneDrive et partagez-le à quelques collaborateurs.
  • Fichier finalisé ? Déplacez-le dans SharePoint pour en assurer l’accès à long terme.

Ainsi, vous maintenez un environnement bien structuré, sans doublons ni confusion.

4. Qui a besoin d’y accéder ?

Enfin, pensez à votre public cible.

  • Vous partagez le document avec deux ou trois collègues seulement ? OneDrive fera l’affaire.
  • Mais si le document concerne plusieurs services ou un projet d’équipe, préférez SharePoint. C’est plus simple, plus clair… et plus durable.

En résumé

Critère OneDrive SharePoint
Propriétaire Individu Équipe ou organisation
Durée de vie Court terme Long terme
Statut En cours de création Officiel ou final
Auditoire Quelques collaborateurs ciblés Groupe plus large ou organisation entière

Et concrètement, pourquoi c’est important ?

Bien classer vos fichiers vous aide à :

  • Éviter les pertes d’information liées aux départs d’employés
  • Faciliter l’accès et la collaboration
  • Structurer votre environnement de travail numérique, sans effort

En clair, vous gagnez en clarté, en efficacité… et en tranquillité d’esprit.

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