Dans le monde professionnel trépidant d’aujourd’hui, la manière dont nous communiquons joue un rôle crucial dans la productivité et la satisfaction au travail. Planifier les communications à l’aide d’outils comme Outlook et Teams peut faire toute la différence pour une collaboration efficace.
Nous allons vous présenter :
- Quelles sont les bénéfices ?
- Planifier l’envoi de ses messages dans l’environnement Microsoft 365
Quels sont les bénéfices ?
1. Coordonner les équipes à distance
En travaillant avec des équipes réparties géographiquement ou dans des fuseaux horaires différents, la planification des messages permet d’envoyer des informations au moment le plus opportun pour tous les membres, favorisant ainsi la synchronisation et la collaboration.
Exemple : Une équipe de projet répartie dans différents pays doit partager des mises à jour importantes. En planifiant les messages sur Teams, l’équipe peut choisir une heure où tous les membres sont disponibles, maximisant ainsi la participation et la compréhension collective.
2. Respect du droit à la déconnexion
Planifier les messages respecte le droit à la déconnexion des membres de l’équipe. Cela évite les interruptions en dehors des heures de travail régulières, contribuant au bien-être des employés et à l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Exemple : Un responsable de projet souhaite informer son équipe d’une mise à jour non urgente, mais il est conscient que ses membres ont droit à une pause après les heures de travail. En planifiant le message pour le lendemain matin, il respecte le droit à la déconnexion de ses collaborateurs.
3. Gestion du temps
La planification des messages sur Teams permet une gestion plus efficace du temps. Elle offre la possibilité de préparer et de programmer les communications à l’avance, évitant ainsi les interruptions fréquentes et permettant aux membres de l’équipe de se concentrer sur leurs tâches principales.
Exemple : Un chef de projet utilise la planification des messages sur Outlook pour envoyer des rappels automatisés à l’équipe concernant les échéances imminentes. Cette approche proactive permet à chacun de mieux gérer son temps, en s’assurant que les tâches importantes sont accomplies sans la pression du dernier moment.
4. Communication stratégique
En planifiant les envois, vous avez le temps de réfléchir stratégiquement à vos messages. Cela vous permet d’articuler clairement vos idées, d’inclure toutes les informations pertinentes et de choisir le meilleur moment pour partager des mises à jour importantes.
Exemple : Avant une réunion virtuelle importante, un directeur planifie un message sur Teams pour partager un résumé des principaux points à aborder. Cela offre à l’équipe le temps de préparer des questions pertinentes, contribuant ainsi à une discussion plus stratégique et informée.
5. Éviter les distractions
Les messages instantanés peuvent parfois entraîner des interruptions inattendues. En planifiant les envois, vous pouvez éviter les distractions inopportunes et permettre à vos collègues de se concentrer sur leurs tâches sans être constamment sollicités.
Exemple : Un professionnel travaille sur un projet complexe et souhaite minimiser les interruptions. Plutôt que d’utiliser la messagerie instantanée sur Teams, il planifie les moments pour recevoir des mises à jour et des questions, garantissant ainsi des périodes de travail ininterrompues.
6. Gérer les flux d’information
Dans un environnement professionnel rapide, la planification des messages sur Teams offre une approche structurée pour gérer les flux d’information. Cela permet de s’assurer que les communications importantes sont diffusées de manière organisée. Ainsi chaque membre de l’équipe a le temps de les assimiler.
Exemple : Une équipe de vente reçoit régulièrement des mises à jour sur les nouveaux produits. En planifiant ces informations sur Teams, ils s’assurent que chaque membre a le temps nécessaire pour assimiler les détails et poser des questions de manière organisée, évitant ainsi une surcharge d’informations à tout moment.
En résumé, planifier ses envois en différé sur Teams ou Outlook offre une approche réfléchie de la communication, favorise le respect du temps de chacun, et contribue à créer un environnement de travail plus productif et équilibré. Cela permet également d’optimiser la collaboration, en particulier dans des contextes de travail à distance ou avec des équipes dispersées.
Planifier l’envoi de ses messages dans l’environnement Microsoft 365
Comment planifier ses envois courriel dans Outlook ?
Outlook offre une fonctionnalité pratique qui permet de planifier l’envoi de courriels à une date et une heure spécifiques. Cela peut être utile pour s’assurer que vos messages atteignent leurs destinataires au moment optimal. Suivez ce tutoriel simple pour planifier vos envois courriel dans Outlook.
Comment planifier ses messages sur Teams ?
Teams offre une fonctionnalité puissante qui vous permet de planifier vos messages, optimisant ainsi votre collaboration et votre productivité. Suivez ce tutoriel simple pour maîtriser l’art de la planification sur Teams.
En définitive, que ce soit pour Teams ou Outlook, l’envoi de messages en différé devient une composante essentielle d’une communication professionnelle moderne. C’est une manière intelligente d’harmoniser les flux de travail, de favoriser une culture de collaboration équilibrée et de maximiser l’efficacité au sein d’une entreprise. En adoptant cette approche, les professionnels peuvent cultiver un environnement de travail productif, respectueux du temps de chacun, et propice à la réussite collective.
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Anne-Claire Collot
Responsable marketing et communicationsJe suis le moteur marketing chez Sylbert, où je fusionne ma passion pour le marketing stratégique et mon amour pour l'efficience dans tout ce que nous faisons. C’est ici que j’exprime pleinement ma créativité et mon engagement pour l’excellence.
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