Comment créer des règles pour vos courriels dans Outlook

Vous souhaitez gagner du temps et éviter de trier manuellement tous vos courriels ?
Outlook vous permet d’automatiser vos actions grâce à des règles simples à configurer.

➡️ Voici un guide pas à pas pour créer vos premières règles, comme nous l’enseignons dans la formation « Contrôlez votre journée de travail avec la méthode M3Z ».

Créer une règle Outlook : deux méthodes simples

Méthode 1 : Depuis le ruban Outlook

1. Cliquez sur l’onglet « Accueil »
2. Allez dans la section « Déplacer »
3. Cliquez sur « Règles »
4. Sélectionnez « Créer une règle »

Méthode 2 : À partir d’un courriel

1. Faites un clic droit sur le courriel concerné
2. Choisissez « Règles »
3. Cliquez sur « Créer une règle »

Guide étape par étape : configurer une règle Outlook

1.  Nommez votre règle

• Choisissez un nom clair et explicite
• Idéalement, utilisez des mots-clés comme « Urgent », « RH », « Projet X »

2. Définissez les conditions

• Indiquez les critères : expéditeur, destinataire, objet
• Ajoutez des mots-clés ou précisez les cas particuliers
• Combinez plusieurs conditions si nécessaire

3. Déterminez les actions à appliquer

Voici les actions les plus courantes :

Organisation : déplacer ou copier le courriel dans un dossier
Marquage : attribuer une catégorie, marquer comme lu ou définir l’importance
Acheminement : transférer automatiquement ou rediriger vers un autre destinataire

4. Gérez les exceptions (optionnel)

1. Cliquez sur « Ajouter une exception »
2. Définissez les cas particuliers (par exemple, si l’objet contient « newsletter »)
3. Affinez pour éviter les erreurs

5. Finalisez votre règle

• Vérifiez tous les paramètres
• Cochez « Exécuter la règle maintenant » si vous souhaitez l’appliquer immédiatement
• Terminez en cliquant sur « Enregistrer »

Optimisez vos règles Outlook

Conseils pratiques

• Limitez-vous à 3-5 règles essentielles
• Privilégiez des noms explicites
• Effectuez une révision régulière
• Évitez la sur-complexification

Bonnes pratiques

Pour approfondir votre maîtrise des règles Outlook, consultez notre article détaillé sur la gestion automatisée des courriels.

Allez plus loin avec la méthode M3Z

La création de règles n’est qu’une partie de la solution.
Grâce à notre formatin Outlook avec la méthode M3Z, vous apprendrez aussi à :

• Prioriser vos tâches de manière efficace

• Organiser votre boîte de réception comme un pro

• Automatiser intelligemment vos processus quotidiens

Explorez toutes nos formations Outlook
Contactez-nous pour discuter de vos besoins ou planifier une formation adaptée