Organiser efficacement les suivis de réunion avec OneNote

Bonjour, mon nom est Jessica Archambault.

Lors de nos formations en entreprise, vous êtes nombreux à nous demander conseil pour la gestion des suivis de réunion. Ce mois-ci, nous allons vous partager une méthode simple et efficace pour organiser et partager les suivis de réunion à l’aide du logiciel OneNote de Microsoft et la synthèse des indicateurs.

Cette vidéo s’applique aux versions 2010 à 2016 de OneNote, ainsi que l’application OneNote disponible gratuitement avec Windows.

1. Dans un premier temps, créez un nouveau bloc-notes pour votre équipe ou votre comité.
2. Ensuite, partagez votre bloc-notes avec les membres de votre équipe.
3. Créez maintenant une section pour centraliser vos notes de réunion.
4. À chaque nouvelle rencontre, créez une nouvelle page pour prendre les notes de la rencontre.
   • Insérer un tableau avec au minimum 2 colonnes : les points à discuter et les actions à programmer en lien avec le point discuté.
   • Vous pourriez ajouter d’autres colonnes comme l’horaire, le responsable et la date d’échéance.
   • Durant la rencontre, lorsque le responsable note les actions, débutez toujours avec les initiales de la personne; vous verrez dans un instant comment il sera plus facile de s’y retrouver rapidement.
5. Ajoutez ensuite l’indicateur À faire. En faisant un retour à la ligne, vous remarquerez que OneNote ajoute automatiquement une case à cocher.
   • Pour éviter de trainer des suivis durant plusieurs rencontres, donnez des engagements qui peuvent réalistement être complétés d’ici la prochaine rencontre.
   • Après la rencontre, comme le bloc-notes est partagé, tous les membres de l’équipe peuvent aller consulter les notes et mettre à jour l’état de leurs actions.
6. À la rencontre suivante, faites le suivi des actions en lançant une recherche par indicateur.
   • Pour ce faire, rendez-vous dans la section contenant vos notes de réunion.
   • Dans l’onglet Accueil, cliquez sur la commande Rechercher des indicateurs.
   • Dans la synthèse des indicateurs, nous allons filtrer la recherche à la section Réunion en sélectionnant Cette section.
   • Nous allons également demander d’afficher seulement les éléments désactivés, soit les actions qui sont non complétées.
7. En ayant inscrit les initiales du responsable au début de l’action, nous voyons rapidement avec qui faire le suivi.
   • De plus, vous n’avez qu’à cliquer sur le lien pour accéder automatiquement à la note de rencontre.
   • Vous pouvez cocher l’action à partir de la synthèse ou directement sur la page de note, les deux étant liées.

Voilà, j’espère vous avoir inspiré dans l’organisation de vos suivis de réunion.

Si vous souhaitez développer de bonnes méthodes pour organiser vos notes ou apprendre à bien collaborer en équipe dans OneNote, n’hésitez pas à vous inscrire à l’une de nos formations OneNote disponibles en ligne ou en entreprise. Nos formations sont également disponible en sessions publiques sur notre plateforme Julia.