Les meilleures façons de communiquer en entreprise 

Près de 30 % du temps de travail est consacré uniquement à la gestion des courriels. À cela s’ajoutent les conversations Teams, les notifications, les appels et les réunions qui s’enchaînent tout au long de la journée.  

Dans bien des entreprises, l’information circule partout à la fois, si bien que les équipes ont l’impression de passer plus de temps à communiquer qu’à réellement faire avancer les dossiers. Le problème provient rarement des outils en tant que tels ; il vient surtout de la façon de les utiliser.  

Bien communiquer en entreprise, c’est d’abord choisir le bon moyen de communication pour le bon besoin. 

Choisir le bon canal selon le message 

Chaque outil a sa raison d’être : 

• Le courriel convient aux échanges formels et aux communications avec l’externe. 

• Les conversations privées Teams permettent de régler rapidement une question ponctuelle avec un collègue.  

• Les publications dans un canal Teams s’adressent à toute une équipe ou à un projet. 

• Les réunions sont appropriées pour les sujets qui exigent une véritable discussion ou collaboration.  

Lorsque chacun sait quel outil utiliser et dans quel contexte, les messages cessent de se perdre ou de se dédoubler d’une plateforme à l’autre. C’est une question d’efficacité autant que de bien-être au quotidien.  

Publier dans les canaux pour créer une mémoire organisationnelle 

Parmi ces moyens, la publication dans les canaux Teams est souvent sous-utilisée, alors qu’elle transforme profondément la façon dont l’information circule. Une décision communiquée par courriel reste enfouie dans les boîtes de réception de certains membres de l’équipe et finit par disparaître au fil des échanges. Publiée dans le canal de l’équipe, elle demeure visible et peut être consultée par toutes les personnes concernées, y compris celles qui se joignent au projet plus tard. 

Les publications dans les canaux permettent ainsi de bâtir une véritable mémoire organisationnelle, de réduire les courriels internes et de rendre l’information accessible au bon moment, aux bonnes personnes. 

Rendre l’information accessible  

En regroupant les fichiers dans des espaces Teams et SharePoint structurés selon la réalité de l’entreprise, chacun trouve ce dont il a besoin sans avoir à le demander ou à chercher pendant des heures. 

Le même principe s’applique au suivi des projets. Avec Planner, par exemple, un gestionnaire peut consulter chaque lundi matin l’état de l’ensemble de ses projets. Grâce à un code de couleurs, il repère d’un coup d’œil ceux qui sont sous contrôle et ceux qui accusent un retard. 

Réserver les réunions à la collaboration 

Réunir plusieurs personnes pour leur partager de l’information est l’une des façons les plus coûteuses d’y arriver, en temps comme en salaire. C’est aussi l’une des moins efficaces, puisque chacun pourrait consulter cette même information à son rythme. 

Lorsque l’information est accessible en temps réel, les réunions peuvent retrouver leur véritable fonction :  

• Analyser une situation ; 

• Prendre des décisions ensemble ; 

• Cerner la cause d’un problème ; 

• Trouver des solutions concrètes.  

Elles deviennent alors des espaces de collaboration à haute valeur ajoutée plutôt que de simples séances d’information. 

Se donner des règles communes 

Les meilleurs outils ne suffisent pas si chacun les utilise à sa façon. Une communication efficace repose sur des règles connues et partagées par toute l’équipe, qu’il s’agisse : 

• Du canal à privilégier selon la situation ; 

• De l’endroit où déposer les documents ; 

• Du moment où une réunion est réellement justifiée. 

Ces règles gagnent aussi à s’appuyer sur une bonne gestion des priorités. Quand chaque personne sait distinguer ce qui demande une réponse immédiate de ce qui peut attendre, le flot de sollicitations et de notifications devient beaucoup plus facile à maîtriser.  

Ces bonnes pratiques de communication professionnelle ne s’improvisent pas : elles se définissent en équipe. 

Communiquer moins, mais mieux 

Améliorer les communications en entreprise ne passe pas nécessairement par de nouveaux outils, mais plutôt par une meilleure utilisation de ceux dont vous disposez déjà.  

C’est précisément ce que propose la Méthode Sylbert : clarifier les priorités, centraliser l’information et aider chaque personne à mieux s’organiser dans Microsoft 365. Résultat : des équipes plus efficaces et, en moyenne, plus d’une heure gagnée par jour et par employé. 

Vous souhaitez revoir la façon dont vos équipes communiquent ?

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