Réunionite aiguë : quand les réunions deviennent l’ennemi de la productivité 

Dans la plupart des entreprises, les réunions font partie du décor. On s’y retrouve le matin pour faire le point, en milieu de journée pour s’aligner, à la fin de la semaine pour faire le bilan… En entreprise, 14 % du temps de travail est consacré à la communication et à la collaboration internes. Et une portion significative de ces heures est absorbée par des réunions dont l’un des principaux buts est souvent de transmettre de l’information à l’équipe. 

Les réunions ne devraient pas servir à la transmission de l’information. Elles peuvent être utilisées de manière beaucoup plus judicieuse, et l’information peut, quant à elle, être communiquée plus efficacement. Décortiquons cela ensemble. 

Partager de l’information en réunion : un luxe qu’on ne peut plus se permettre 

Réunir 5, 10 ou 15 personnes autour d’une table, en vrai ou en virtuel, pour lire un rapport ou annoncer une mise à jour, c’est l’une des façons les plus coûteuses de faire circuler l’information, tant en temps qu’en masse salariale. Et paradoxalement, ce n’est pas la plus efficace. Chacun repart avec sa propre interprétation, ses notes incomplètes et ses questions restées sans réponse. 

Pendant ce temps, les dossiers à forte valeur ajoutée attendent, les décisions sont reportées et l’élan ralentit. 

À quoi les réunions devraient-elles vraiment servir ? 

Les réunions ne sont pas de mauvais outils, quand on les utilise de la bonne manière. Elles sont appropriées lors de situations qui demandent de réfléchir ensemble, de confronter des points de vue ou encore de prendre des décisions en équipe. 

Concrètement, le temps en réunion devrait être réservé à : 

• La collaboration active ; 

• L’analyse de situations complexes ; 

• La prise de décisions partagées ; 

• L’identification des causes profondes d’un problème ; 

• La recherche de solutions concrètes.  

Pas à la lecture de tableaux de bord ou à la transmission d’annonces que chacun aurait pu consulter à son propre rythme. 

La vraie solution : rendre l’information accessible en continu 

Si les réunions d’information prolifèrent, c’est souvent parce que l’information elle-même est difficile à trouver. Elle est éparpillée dans des courriels, des fichiers locaux, des conversations qui ne laisse que peu ou pas de traces. La réunion devient alors le seul mécanisme fiable pour s’assurer que tout le monde est à jour. 

C’est ce cercle qu’il faut briser. 

Lorsque l’information est centralisée et accessible en temps réel, chaque membre de l’équipe peut consulter ce dont il a besoin, au moment où il en a besoin, sans dépendre d’une réunion pour y avoir accès. Les outils disponibles dans Microsoft 365 permettent précisément cette centralisation, à condition d’être configurés et utilisés de la bonne façon. 

Les réunions deviennent alors ce qu’elles auraient toujours dû être : des espaces de réflexion collective à haute valeur ajoutée, plutôt que des séances de diffusion d’information. 

Vous reconnaissez ce portrait dans votre entreprise ? 

Si vos réunions ressemblent davantage à des bulletins d’information qu’à des espaces de collaboration, il est peut-être temps de revoir la façon dont votre équipe travaille et partage l’information. Sylbert accompagne les entreprises qui souhaitent optimiser leurs pratiques de travail grâce à Microsoft 365. Contactez-nous pour en discuter.