5 étapes pour maîtriser vos tâches avec la méthode GTD (Getting Things Done)

Découvrez comment la méthode GTD (Getting Things Done) peut transformer votre organisation. Un guide pratique et une formation complète pour une meilleure gestion des tâches et des priorités au quotidien.

Pourquoi la méthode GTD est-elle essentielle pour votre productivité ?

Gérer ses tâches efficacement n’est pas une compétence innée. Vous connaissez ce sentiment de débordement face à une liste de tâches qui s’allonge sans fin ? Cette impression que plus vous en faites, plus il en reste à faire ? Vous n’êtes pas seul.

La gestion des tâches et des priorités est un défi pour de nombreux professionnels. Mais la bonne nouvelle, c’est qu’elle s’apprend. Et parmi les méthodes les plus puissantes, la méthode GTD (Getting Things Done) se distingue.

La promesse GTD : retrouver clarté et sérénité

La méthode Getting Things Done, développée par David Allen, repose sur une idée simple : votre cerveau n’est pas fait pour retenir toutes vos tâches. En créant un système externe fiable, vous libérez votre esprit et vous vous concentrez sur l’essentiel.

Pourquoi choisir GTD ?

• Réduire le stress lié aux tâches non terminées.
• Gagner en clarté avec un système simple et flexible.
• Améliorer votre productivité en vous concentrant sur l’action.

Les 5 étapes de la méthode GTD pour mieux gérer vos tâches

1. La capture : le point de départ essentiel

Tout commence par la capture. Cette étape consiste à sortir de votre esprit tout ce qui demande votre attention. Que ce soit une idée, une tâche, un projet, un rendez-vous… Ne laissez rien dans votre tête.

• Utilisez un carnet, une application, ou votre boîte de réception.
• (L’application Microsoft To Do est parfaite pour cette étape)
• Ne triez pas encore, contentez-vous de tout capturer.

2. La clarification : faire le tri

Une fois vos éléments capturés, il est temps de les clarifier. Pour chaque élément :

• Est-ce actionnable ?
• Si oui, quelle est la prochaine action concrète ?
• Si non, dois-je l’archiver, le déléguer ou l’éliminer ? (Pour se faire, vous pouvez vous fier à la matrice Eisenhower)

IMPORTANT : Pour les tâches qui prennent moins de deux minutes, faites-les immédiatement.

3. L’organisation : créer un système adapté

GTD repose sur une organisation claire et personnalisée. Classez vos tâches par catégories :

• Actions à faire immédiatement
• Projets en cours
• En attente de réponse
• Idées pour plus tard

Choisissez les outils qui vous conviennent : un carnet, une application de gestion des tâches comme Microsoft To Do, ou votre agenda Outlook.

4. La révision : le secret d’un système durable

La révision régulière est cruciale pour garder votre système à jour. Sans cette étape, même la meilleure organisation devient obsolète.

• Revue quotidienne : pour planifier votre journée.
• Revue hebdomadaire : pour mettre à jour vos projets et vos priorités.

Chez Sylbert, nous vous aidons à structurer cette revue avec la méthode M3Z.

5. L’action : concrétiser vos priorités

La finalité de GTD, c’est l’action. Grâce à votre système, vous savez toujours quoi faire, quand et comment.

• Choisissez vos actions en fonction de votre contexte et de votre énergie.
• Concentrez-vous sur ce qui compte vraiment.

Les défis de la méthode GTD (et comment les surmonter)

Comme toute méthode, GTD peut sembler complexe au début.
Voici les défis les plus courants :

• Maintenir une capture exhaustive sans oublier d’éléments.
• Clarifier sans procrastiner, notamment pour les tâches complexes
• S’engager dans une révision régulière, sans sauter cette étape clé.

Notre conseil : commencez petit. Testez GTD sur une semaine, puis ajustez.

Prioriser avec GTD : une approche unique

Contrairement aux méthodes classiques qui se concentrent sur l’urgence, GTD vous aide à prendre du recul et à prioriser en fonction de :

• Votre énergie disponible.
• Vos ressources.
• L’impact réel de chaque action. (Vous pouvez vous référer à la méthode MosCow).

C’est une approche plus flexible et moins stressante de la gestion des priorités.

Formation et accompagnement GTD chez Sylbert

Si les principes de GTD vous inspirent, découvrez notre méthode M3Z, qui s’appuie sur GTD tout en la rendant accessible avec les outils Microsoft 365.

• Formation M3Z Outlook classique : En savoir plus
• Formation M3Z Nouveau Outlook : En savoir plus

Vers une meilleure organisation avec GTD

GTD n’est pas qu’une simple méthode d’organisation. C’est une philosophie qui transforme votre rapport au travail et à vos responsabilités. Vous gagnez en clarté, en efficacité et en sérénité.

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