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Gagnez en clarté dans Teams grâce à la méthode 5S

Tutoriel pas à pas

Votre interface Teams ressemble à un fouillis de canaux, d’équipes et de conversations ? Vous perdez un temps fou à chercher la bonne information ou le bon fichier ?

Et si on vous disait qu’il existe une méthode éprouvée, simple et inspirée du Lean, pour reprendre le contrôle de votre environnement de travail numérique… sans tout refaire à zéro ?

Découvrez la méthode 5S appliquée à Microsoft Teams, et comment elle peut transformer votre quotidien professionnel.

Qu’est-ce que la méthode 5S, et pourquoi l’appliquer à Teams ?

Issue du modèle Lean développé par Toyota, la méthode 5S vise à organiser un espace de travail de manière claire, logique et durable.

Mais contrairement aux idées reçues, elle ne s’applique pas qu’aux environnements physiques. Aujourd’hui, nos outils numériques comme Teams sont devenus notre poste de travail principal. Il est donc tout aussi essentiel de les organiser.

Voici les 5 piliers du 5S :

Seiri – Trier
Seiton – Ranger
Seiso – Nettoyer
Seiketsu – Standardiser
Shitsuke – Pérenniser

Appliquer les 5S à votre interface Teams

Seiri – Trier : ce qui est inutile doit disparaître

Supprimez ou quittez les équipes obsolètes
Masquez les canaux peu utilisés
Ne gardez à l’écran que ce que vous consultez régulièrement

Seiton – Ranger : chaque chose à sa place

Épinglez les canaux les plus utilisés
Renommez vos canaux pour plus de clarté
Classez vos fichiers par fréquence d’utilisation (ex. : dossiers 01, 02, etc.)

Seiso – Nettoyer : un peu de ménage fait du bien

Faites le tri dans les fichiers et les publications
Supprimez les doublons ou les anciennes versions
Nettoyez les onglets inutiles dans les équipes

Seiketsu – Standardiser : créez des règles d’équipe

Définissez une structure commune pour nommer vos canaux
Clarifiez l’usage des @mention, des tags, des publications
Créez des modèles de structure pour les équipes

Shitsuke – Pérenniser : ancrer la méthode

Planifiez un mini-ménage chaque mois
Formez vos équipes à ces bonnes pratiques
Encouragez la responsabilisation collective

Quels sont les bénéfices concrets ?

Un environnement visuel plus clair
Moins de stress et de distractions
Une collaboration plus fluide
Une interface adaptée à vos priorités
Un gain de temps dès la première semaine

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Chez Sylbert, on ne vous parle pas juste de rangement : on transforme vos outils Microsoft 365 en leviers d’efficacité.

Notre formation TEA-201 – Optimisez l’organisation de votre interface Teams en maîtrisant les bonnes pratiques inclut cette approche 5S, avec des exercices concrets, des conseils adaptés à votre réalité et un accompagnement humain.

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Vous voulez comprendre comment la méthode 5S s’intègre dans une vision plus large de l’environnement de travail collaboratif ?
Découvrez notre article : La méthode 5S : pour un environnement de travail plus clair et productif