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Deux trucs pour réduire la taille de votre boîte Outlook

La taille de votre boîte Outlook a presque atteint sa limite ? Vous n’avez pas le temps de faire le ménage dans vos dizaines de milliers de courriels ? Voici 2 trucs simples pour réduire rapidement la taille de votre boîte Outlook.
Le tutoriel s’applique aux versions 2010, 2013, 2016 et la version locale d’Outlook pour les abonnés d’Office 365.

Bonjour, mon nom est Jessica Archambault, Formatrice en chef pour l’équipe de Sylbert.

Ce mois-ci, nous avons donc décidé de vous partager 2 trucs simples efficaces pour réduire la taille de sa boîte Outlook.

Les instructions vous seront présentées dans la version 2016 d’Outlook et s’appliquent également aux versions 2010, 2013, ainsi que la version locale d’Outlook si vous êtes abonnés à Office 365 de Microsoft.

Les deux trucs que nous allons regarder ensemble : repérer les courriels volumineux et comment créer une archive pour les déplacer.

Truc no 1 : Repérer les courriels volumineux

Pour ce faire, nous allons utiliser l’outil Dossier de recherche.

Dans la liste de vos dossiers de classement Outlook, repérez Dossier de recherche complètement au bas de la liste. Avec un clic droit sur Dossier de recherche, sélectionnez de nouveau Dossier de recherche.
Dans la liste des critères de recherche, sélectionnez Courriers Volumineux, ajustez la taille des courriels que vous jugez être volumineux à 1000k. À 100k, vous risquez d’avoir beaucoup trop de résultats.
Cliquez sur OK.

En cliquant sur le nouveau dossier de recherche créé, Outlook lance automatiquement une recherche et nous voyons qu’il a trouvé 3 courriels.

Les dossiers de recherche scannent constamment le contenu de vos dossiers Outlook et dès qu’un courriel correspond à votre critère de recherche, il le fait afficher dans ce dossier.

Vous pouvez alors supprimer les fichiers ou enregistrer les pièces jointes. Par contre, dans votre cas, vous risquez d’avoir des centaines de résultats. Ne perdez pas de temps à faire du ménage, nous allons plutôt déplacer tous vos courriels volumineux dans une Archive.

Truc no 2 : Créer une Archive afin d’y déplacer vos courriels volumineux

Dans Outlook, cliquer sur Nouveaux éléments, ensuite sur Autres éléments, puis sur Fichier de données Outlook.
Par défaut, Outlook vous propose d’enregistrer votre fichier de données localement, ce qui est une très mauvaise idée. Sélectionnez un emplacement qui est pris en charge par la sauvegarde comme un emplacement réseau ou un dossier OneDrive synchronisé sur votre poste.
Nommez le fichier Archive – votre nom.