Créer des modèles de courriels dans Outlook à l’aide des Actions rapides

Bonjour, mon nom est Jessica Archambault, je suis formatrice en chef pour l’équipe de Sylbert.

Ce mois-ci, nous allons voir comment créer des modèles de courriels à l’aide des Actions rapides, ce trésor caché d’Outlook qui vous permet de gagner beaucoup de temps ! Cette vidéo s’applique aux versions 2010 à 2019 d’Outlook sur PC, ainsi qu’à la version locale d’Outlook pour les abonnés d’Office 365.

Les actions rapides sont des macro-commandes que vous pouvez personnaliser afin qu’Outlook exécute une série d’actions prédéterminées. Par exemple, je dois envoyer ma feuille de temps chaque semaine. J’ai donc une action rapide qui crée automatiquement un courriel dans lequel il ne me reste qu’à insérer ma feuille de temps avant de cliquer sur Envoyer.

Ici, j’ai une action rapide qui transforme mon courriel en événement de calendrier et qui le classe ensuite dans mon dossier Archive, automatiquement.

Vous pourriez également avoir des actions rapides qui déplacent vos courriels vers des dossiers de classement que vous utilisez souvent, comme un dossier pour vos lectures non urgentes.

Regardons maintenant comment créer des actions rapides.

Commençons par repérer les Actions rapides dans Outlook. Vous les trouverez dans votre onglet Accueil, juste au centre du ruban Office. Lors de l’installation d’Outlook, quelques actions rapides de base vous sont proposées. Cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue, juste au coin de la section du ruban, afin d’accéder au menu vous permettant de gérer vos actions rapides.

Nous allons créer une action rapide pour l’envoi de notre feuille de temps en cliquant sur Nouveau et puis en sélectionnant Personnalisé.

Je vais nommer l’action FDT. Utilisez des titres courts, car seulement les premiers caractères s’affichent dans votre boîte d’actions rapides du ruban Office.

En cliquant sur l’éclair, vous pouvez également personnaliser l’icône qui y sera associée. Je vais prendre le sablier pour cet exemple.

Nous devons ensuite sélectionner la séquence d’actions qu’Outlook doit effectuer lorsque nous cliquerons sur cette action rapide. À l’aide du menu déroulant, vous accéderez à l’ensemble des actions disponibles. Vous pouvez même en combiner plusieurs pour créer une séquence d’action totalement automatisée !

Dans notre cas, sélectionnons Nouveau message.

Dans le champ À:, entrez les adresses des destinataires. En laissant ce champ vide, vous pourrez entrer manuellement les adresses avant d’envoyer votre courriel.

Cliquez ensuite sur Afficher les options.

Entrez l’objet de votre message, puis le texte au bas.

Il n’est pas nécessaire de mettre sa signature, puisqu’elle s’ajoutera automatiquement si vous avez défini cette option dans votre Outlook.

Cliquer sur Terminer pour enregistrer votre action rapide.

Pour utiliser votre action rapide, il suffit de cliquer sur la commande dans le ruban. Vous pourrez modifier votre message ou les destinataires, au besoin avant de l’envoyer.

Pour modifier ou supprimer votre action rapide, vous n’avez qu’à faire un clic droit sur l’action rapide en question et sélectionner la bonne option.

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Bonne journée !