4 astuces pour des courriels vraiment efficaces

Chaque jour, un travailleur reçoit en moyenne 75 courriels. Pas étonnant que certains messages passent inaperçus ou restent sans réponse.

Voici 4 bonnes pratiques simples pour rédiger des courriels clairs, efficaces… et lus.

1. Soyez clair sur l’action attendue dans l’objet

L’objet du courriel est la première chose que le destinataire voit. Il doit immédiatement savoir s’il doit agir.

Par exemple : Je veux avoir une approbation pour une offre de service que je m’apprête à envoyer à mon client X.

Alors, mon objet devrait ressembler à ceci :
Pour approbation : offre de service Boomerang

S’il y a un numéro associé au client ou à l’offre de service :
Pour approbation : offre de service Boomerang – 1234

Si je dois avoir une réponse d’ici mardi :
Pour approbation d’ici mardi : offre de service Boomerang – 1234

Bonne pratique : Comment savoir si un objet est efficace ?

Le destinataire ne devrait pas avoir à ouvrir le courriel pour savoir s’il doit prendre action.

Soyez direct sur l’objectif de votre courriel dès les premières phrases!

C’est connu, les gens ne lisent plus parce qu’ils manquent de temps.

Le cœur de votre message doit donc être dans les 2-3 premières phrases. Vous pouvez ajouter les explications et détails pertinents ensuite.

Posez-vous la question suivante : 
Si mon destinataire arrêtait sa lecture après les 2-3 premières phrases, est-ce qu’il aurait saisi l’essentiel de ma communication ?

Vous verrez que ce n’est pas naturel comme façon de communiquer, alors gardez en tête qu’on doit d’abord annoncer ce qu’on va manger, ensuite on mettra la table.

Facilitez la lecture avec des repères visuels

Lorsqu’on s’adresse à un groupe d’individus par courriel, la valeur des informations n’est pas la même pour chacun des destinataires.

Aidez vos lecteurs à trouver l’information qui les concerne :

• Utilisez le gras pour indiquer qui fait quoi
• Utilisez les @ pour identifier les personnes concernées par le sujet ou l’action à prendre.
• Transformez les phrases chargées en listes claires
• Aérez votre texte pour guider l’œil

Gardez vos messages sous les 250 mots

Il faut se rappeler qu’une grande quantité de courriels sont lus sur des écrans de cellulaire. Il faut savoir synthétiser notre information et élaguer tout ce qui est redondant ou superflu.

Dans Outlook, vérifiez le nombre de mots via : Révision → Statistiques.

Avant d’écrire : est-ce vraiment nécessaire ?

L’infobésité numérique est bien réelle. Avant d’envoyer un courriel :

• Avez-vous vraiment besoin de l’écrire ?
• Est-ce le bon canal ?
• Pourriez-vous gagner du temps avec un appel rapide ou une rencontre ?

Si vous n’arrivez pas à communiquer votre message en moins de 250 mots, il est probablement trop complexe pour être transmis par courriel.
Considérez à appeler le destinataire pour lui faire part des détails complémentaires ou transmettez votre message par vidéo s’il s’adresse à un groupe d’individus.

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