Demander et centraliser des fichiers à un seul endroit sur OneDrive

La fonction « Demander des fichiers » répond à tout ça.
C’est une solution parfaite pour les RH, les services administratifs ou les chefs de projet.

Dans le Centre d’administration de la plateforme Microsoft 365 de votre organisation, votre configuration OneDrive doit permettre l’activation des liens et d’autorisation de modification pour Toute personne. Sans ce paramètre, OneDrive désactive les demandes de fichier.

• Créez un dossier dans votre espace OneDrive, sélectionnez-le puis cliquez sur Demander des fichiers.
• Donnez un nom à la demande.
• Puis cliquez sur Suivant.

Note: Soyez clair dans votre nom, comme la dernière image, pour que vos collaborateurs comprennent ce qui est demandé.

• Option A : Vous pouvez choisir de copier le lien pour le partage par Teams, dans un courriel, etc.
• Option B : Vous pouvez inscrire la liste des destinataires (sélectionnez un groupe, une liste de distribution ou des adresses courriels individuelles), ajouter un message personnalisé.

Cliquez sur Envoyer, un message de confirmation apparaitra.

Note : Sachez que vos destinataires peuvent repartager votre message à d’autres personnes, sans limitation. Cependant, chacune d’elle doit s’identifier avant de pouvoir partager des fichiers avec vous. Demeurez vigilant en vérifiant la provenance des fichiers que vous recevez dans ce dossier avant de les ouvrir. Pour mieux maîtriser vos partages de documents en ligne de façon.==

Si vous avez opté pour l’option B ci-dessus, un message automatisé sera envoyé de votre part avec votre demande, comme affiché à droite. Vos collaborateurs pourront alors cliquer sur le bouton Charger des fichiers pour que vous puissiez les consulter dans votre dossier préparé préalablement.

Ensuite ils pourront cliquer sur Sélectionner des fichiers pour utiliser les fichiers qu’ils souhaitent partager avec vous.

Vos collaborateurs peuvent désormais ajouter leurs propres fichiers (possible de différentes sources) et finaliser leur partage en cliquant sur Charger.

Note : les destinataires ont seulement droit au dépôt de fichiers dans votre espace OneDrive, car votre espace OneDrive n’est qu’un espace de stockage privé. Ils ne peuvent les supprimer de votre espace une fois qu’ils les ont partagés avec vous.

Dès qu’un collaborateur aura soumis ses fichiers, vous recevrez un courriel «De nouveaux fichiers ont été chargés suite à votre demande concernant [Nom de la demande]». Cliquez sur See new files.

Vous allez être redirigé vers votre dossier préparé pour votre demande de fichiers. Vous y retrouverez les fichiers partagés par vos destinataires. Le nom de chaque destinataire se trouve au début de nom des fichiers qu’ils ont partagés avec vous, de manière à bien identifier de qui ils proviennent.

À tout moment, vous pouvez cesser de partager votre dossier avec vos destinataires.

1. Sélectionnez votre dossier servant à la demande de fichiers, ensuite cliquez sur les 3 petits points puis sur Gérer l’accès.
2. Dans la colonne de droite qui apparaît, cliquez à nouveau sur les 3 petits points, comme indiqué sur l’image.
3. Puis cliquez ensuite sur le bouton [X] (supprimer le lien), comme indiqué sur l’image.
4. Une nouvelle fenêtre va s’afficher. Confirmez votre opération en cliquant sur le bouton Supprimer le lien.

Votre dossier redeviendra alors privé et le lien que vous aviez partagé avec vos destinataires ne fonctionnera plus pour eux.

Un vrai plus pour les suivis administratifs, la collecte de CV ou les formulaires RH.

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