Gérer une boîte de réception partagée avec les catégories Outlook
Les boîtes de réception partagées peuvent devenir un vrai casse-tête si plusieurs personnes y travaillent en même temps :
- Qui a répondu à ce message ?
- Est-ce que ce courriel a été traité ?
- Faut-il faire un suivi ?
Pour éviter les doublons, les oublis et les pertes de temps, les catégories Outlook sont un outil simple et puissant.
Voici comment les utiliser efficacement.
Tutoriel pas à pas
️ Utilisez les catégories pour clarifier les responsabilités
Dans une boîte de réception partagée, chaque courriel peut être catégorisé selon son statut ou la personne qui le prend en charge.
Exemples d’étiquettes :
- « Répondu par Marie »
- « En attente de validation »
- « À suivre – Alain »
- « Urgent à traiter »
Ce système évite que plusieurs personnes répondent au même courriel ou passent à côté d’un message important.
Créez une légende de couleurs partagée
Pour être efficace, il est important que tout le monde comprenne le sens des catégories.
Créez une liste officielle de vos catégories, avec :
- une couleur par statut ou par personne
- une légende accessible à tous les utilisateurs de la boîte partagée
- une formation rapide à l’usage des catégories
Vous pouvez aussi nommer une personne responsable de tenir cette légende à jour.
Encouragez une gestion collaborative
L’utilisation des catégories favorise :
- la transparence dans le suivi des courriels
- la répartition claire des tâches
- la réduction des erreurs ou des oublis
C’est une bonne pratique à intégrer dans votre routine d’équipe, surtout si plusieurs personnes travaillent dans la même boîte Outlook.
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