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Teams et OneNote – Garder le contrôle avec la méthode M3Z

Lorsqu'on utilise OneNote ou Teams, on peut rapidement perdre le contrôle des différentes demandes et suivis à faire. Voici comment garder le contrôle de vos actions dans Teams et OneNote à l’aide des tâches Outlook et de la méthode M3Z

Bonjour, mon nom est Jessica Archambault, je suis formatrice en chef pour l'équipe de Sylbert.

Chez Sylbert, nous utilisons Teams et OneNote de Microsoft pour faciliter la collaboration et le partage d'information en équipe. Dès nos premiers pas avec ces applications, on s'est vite rendu compte qu'on peut facilement échapper une demande si nous n'avons pas une bonne méthode d'organisation de nos tâches !

Ce mois-ci, je vais vous montrer comment garder le contrôle de vos tâches dans Teams et OneNote à l'aide d'Outlook et de la méthode M3Z de Sylbert.

Allons-y avec un premier truc

Lorsqu'on utilise OneNote ou Teams, il est important de ramener toute action ou suivi à faire dans notre outil de gestion de tâches.

Comme plusieurs milliers de personnes au Québec et ailleurs, j'utilise le gestionnaire de tâches dans Outlook avec la méthode M3Z de Sylbert pour organiser mon quotidien. D'ailleurs, je vais vous partager à la fin de la vidéo l'endroit où vous pouvez consulter un webinaire gratuit sur notre méthode M3Z.

Comment garder le contrôle de vos tâches dans OneNote (version bureau)

Le secret avec OneNote, c'est de planifier une tâche Outlook dès que l'on note une information qui nécessitera une action de notre part.

Il suffit de faire un clic droit sur notre note et de sélectionner l'icône de tâches Outlook (drapeau).
Sélectionnez ensuite l'option Personnalisée.
Une nouvelle tâche Outlook est alors créée et le texte de votre note est inséré au niveau de l'objet de la tâche. Un lien vers votre note OneNote est également inséré au bas.
Il ne vous reste qu'à mettre la date à laquelle vous souhaitez planifier cette tâche et déterminer son niveau de priorité.
Ainsi, quand vient le temps d'accomplir cette tâche, vous n'avez qu'à cliquer sur votre lien pour accéder à l'ensemble des notes de votre rencontre. Rien n'est dupliqué et votre action est planifiée et priorisée rapidement.

Comment garder le contrôle de vos tâches dans OneNote (version pour Windows 10)

Si vous ne voyez pas le drapeau lorsque vous faites un clic droit sur votre note dans OneNote, c'est que vous utilisez probablement l'application OneNote pour Windows 10. Cette dernière n'offre pas encore l'ensemble des possibilités de OneNote, mais voici comment garder le contrôle.

Faites votre clic droit sur la note et sélectionnez Copier le lien vers le paragraphe.
Créez ensuite une nouvelle tâche Outlook en faisant un clic droit sur l'icône d'Outlook et sélectionnez Nouvelle tâche.
Collez votre lien dans le corps et complétez votre objet, la date de votre tâche et sa priorité.
Cette méthode vous permettra de regrouper l'ensemble de vos tâches dans une seule liste centralisée dans votre Outlook.

Comment garder le contrôle de vos tâches dans Teams

Disons que dans une conversation d'équipe, on vous demande de faire une action la semaine prochaine.

Pour ne pas l'oublier, cliquez sur les 3 points au bout de la conversation et sélectionnez Copier le lien vers la conversation.
Faites ensuite un clic droit sur l'icône Outlook et sélectionnez Nouvelle tâche.
Collez le raccourci dans le corps de la tâche et complétez votre objet.
Planifier ensuite la tâche à la date à laquelle vous souhaitez la réaliser et déterminer son niveau de priorité. Si je vais dans mon calendrier Outlook, je vais voir que ma tâche est planifiée pour mercredi prochain.
Mercredi, la tâche apparaîtra dans ma liste de tâches de la journée et je pourrai cliquer sur le lien pour accéder à la conversation dans Teams.

Pour le clavardage, Microsoft n'a pas encore intégré la possibilité de faire un lien vers la conversation. Vous avez alors deux options, soit :

Copier-coller le texte du clavardage dans une tâche.
Sinon, en cliquant sur les 3 points au bout de la conversation, on peut aussi marquer la publication comme non lue. Une pastille apparaîtra sur l'icône Teams pour nous rappeler de traiter cette demande plus tard.

Voilà, j'espère que ces quelques trucs vous aideront à garder le contrôle sur vos tâches dans des environnements collaboratifs tels que Teams et OneNote. Pour visionner nos webinaires gratuits sur la méthode M3Z ou l'utilisation de OneNote, consultez la section webinaires de notre site Web sylbert.com. Vous y trouverez également l'information sur nos formations Teams et Office 365.

Et finalement, si vous êtes nouvellement abonnés à Office 365 et que vous ne savez pas par où commencer, nous offrons un service d'analyse de vos besoins de formation. Vous aurez ainsi un plan de formation adapté selon l'impact que vous souhaitez créer dans votre entreprise et le profil de vos utilisateurs. Contactez-nous si vous souhaitez obtenir plus d'information sur ce service.

Bonne organisation !

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