OneDrive ou SharePoint, lequel utiliser pour partager des documents ?

À la base, il faut se rappeler à qui s’adressent les différents outils. OneDrive est un outil qui permet aux individus d’enregistrer leurs documents et par défaut c’est seulement eux qui ont accès aux documents qui sont installés dans OneDrive.

Alors que SharePoint est un outil qui permet d’enregistrer des documents qui appartiennent à l’ensemble de l’entreprise ou à une équipe spécifique. Et les documents qui sont enregistrés à cet endroit-là sont automatiquement partagés avec l’entreprise ou avec l’équipe.

Alors dans un premier temps il faut vérifier à qui appartient le document.

Si c’est un document qui appartient à un individu, comme par exemple son compte de dépenses, c’est une information qu’il peut enregistrer simplement dans son OneDrive. Alors que si on parle du modèle du compte de dépenses, c’est une information qui appartient davantage à l’entreprise, alors on devrait l’installer au niveau de SharePoint.

Évidement ce qu’on veut éviter c’est qu’un individu possède dans son OneDrive un document comme le modèle du compte de dépenses et qu’il le partage avec un grand groupe d’utilisateurs. Si jamais l’individu quitte, alors on aura un défi pour gérer ce document. C’est pour ça qu’il faut toujours tenir compte à qui appartient le document.

Ensuite on peut tenir compte également de la durée de vie du document.

Si par exemple j’ai reçu 4 soumissions pour un projet à court terme je vais les enregistrer dans mon OneDrive pour pouvoir les traiter. Mais une fois que j’aurais retenu les soumissions pour lesquelles je voudrais avoir peut-être des contrats, je vais penser à les déplacer du côté de SharePoint. Donc tout ce qui est conservation à long terme, pensez à l’historique par exemple, ça c’est de l’information qu’on veut déplacer du côté de SharePoint. Encore là toujours en lien avec le fait qu’il peut y avoir du roulement du côté des employés, donc ce sont des informations qu’on veut envoyer au niveau de SharePoint.

Ensuite on peut tenir compte également du statut du document.

Un document qui est en cours de création, comme une nouvelle procédure par exemple. Je ne suis peut-être pas prête encore à la partager avec l’ensemble de l’entreprise alors durant sa création je vais la conserver dans mon OneDrive et je vais la partager à partir de mon OneDrive à mes collaborateurs. Une fois que le statut sera officiel ou final c’est à ce moment là qu’il sera déplacé sur SharePoint.

Et finalement on peut tenir compte également de l’auditoire du document.

Si c’est un document que je veux partager seulement avec quelques personnes, ce n’est peut-être pas nécessaire de créer un emplacement SharePoint spécifique à ce groupe d’individus alors je vais le conserver dans mon OneDrive et je vais le partager à la pièce avec ces gens. Mais si je veux que ce document-là par défaut soit accessible à un grand auditoire alors à ce moment-là il faut vraiment l’installer du côté de SharePoint.

Voila ! J’espère que ça éclaircit un petit peu le sujet et si jamais vous voulez en apprendre davantage sur OneDrive ou sur SharePoint n’hésitez pas à vous inscrire à l’une de nos formations disponibles en entreprise et pour de plus amples informations, visitez notre site Web sylbert.com