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Outlook

Les courriels – 4 trucs pour communiquer plus efficacement par courriel

Les études indiquent que le travailleur moyen reçoit près de 75 courriels par jour. Appliquez ces quelques trucs afin de créer des communications efficaces et obtenir rapidement les réponses attendues.

 

Bonjour, mon nom est Jessica Archambault, je suis Formatrice en chef pour l'équipe de Sylbert. Ce mois-ci, nous vous présentons 4 trucs pour communiquer efficacement par courriel.

 

No 1 : Un objet précisant l'action attendue

 

Les études démontrent que le travailleur moyen reçoit près de 75 courriels par jour. Dans une équipe, on peut gagner en efficacité simplement en indiquant dans l'objet l'action qui est attendue de la part de notre collègue.

 

Par exemple, si je veux avoir une approbation pour une offre de service que je m'apprête à envoyer à mon client X, mon objet devrait ressembler à ceci :

 

Pour approbation : offre de service Boomerang

 

S'il y a un no associé au client ou à l'offre de service, je vais l'inclure à la fin de l'objet

 

Pour approbation : offre de service Boomerang - 1234

 

Si je dois avoir une réponse d'ici mardi, je vais également l'ajouter à mon objet.

 

Pour approbation d'ici mardi : offre de service Boomerang - 1234

 

Comment savoir si un objet est efficace ? Le destinataire ne devrait pas avoir à ouvrir le courriel pour savoir s'il doit prendre action.

 

No 2 : Le chargement frontal

 

C'est connu, les gens ne lisent plus parce qu'ils manquent de temps. Le cœur de votre message doit donc être dans les 2-3 premières phrases. Vous pouvez ajouter les explications et détails pertinents ensuite.

 

Comment savoir si votre message est en mode chargement frontal ?

 

Posez-vous la question suivante : Si mon destinataire arrêtait sa lecture après les 2-3 premières phrases, est-ce qu'il aurait saisi l'essentiel de ma communication ?

 

Vous verrez que ce n'est pas naturel comme façon de communiquer, alors gardez en tête qu'on doit d'abord annoncer ce qu'on va manger, ensuite on mettra la table.

 

No 3 : Mettre des repères visuels

 

Lorsqu'on s'adresse à un groupe d'individus par courriel, la valeur des informations n'est pas la même pour chacun des destinataires. Voici quelques trucs :

 

• Mettre en gras qui fait quoi
• Si une phrase contient plus de 2 informations, les mettre sous forme de liste.

 

Ainsi, Joanne sait qu'elle a 3 informations importantes à valider dans l'offre de service et Cindy peut rapidement lire seulement l'information pertinente pour elle.

 

No 4 : Viser moins de 250 mots

 

 

Il faut se rappeler qu'une grande quantité de courriels sont lus sur des écrans de cellulaire. Il faut savoir synthétiser notre information et élaguer tout ce qui est redondant ou superflu.

 

Pour connaître la quantité de mots que contient notre courriel, les utilisateurs d'Outlook peuvent aller dans l'onglet Révision et sélectionner Statistiques.

 

Si vous n'arrivez pas à communiquer votre message en bas de 250 mots, il est probablement trop complexe pour être transmis par courriel.

Considérez appeler le destinataire pour lui faire part des détails complémentaires ou transmettez votre message par vidéo s'il s'adresse à un groupe d'individus.

 

En conclusion, n'oubliez pas qu'il s'échange près de 300 milliards de courriels quotidiennement sur la planète. Alors avant même de rédiger votre message, demandez-vous si cette communication est réellement nécessaire.

 

Si vous désirez en apprendre davantage sur les bonnes pratiques de rédaction des courriels, la règle des CC, « est-ce qu'on doit toujours dire bonjour », et « on fait quoi avec les mercis ? », inscrivez-vous à notre formation sur l'Éthique de rédaction des courriels disponible en ligne ou en entreprise.

 

Bonne rédaction !

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