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OTL-16-11

Contrôlez votre journée de travail avec la méthode «M3Z»

6 h

2016

Pour qui ?

Gestionnaires, personnel administratif ou toute personne ayant des difficultés à gérer sa charge de travail.

Objectifs

Améliorer votre qualité de vie au travail grâce à un système de gestion de tâches éprouvé et quitter le bureau avec une boîte de réception vide chaque soir.

À la fin de cette formation, vous pourrez :

  • Organiser votre journée de travail en centralisant toutes vos tâches à un seul endroit
  • Prioriser mieux vos tâches afin de travailler plus efficacement
  • Gérer mieux votre temps et vos priorités
  • Réduire votre stress en vous assurant de ne rien oublier
  • Gagner du temps en lisant vos courriels une seule fois

Préalables

Avoir suivi l’atelier OTL-16-01 ou détenir les connaissances équivalentes

Méthodologie

Exposés magistraux, démonstrations et exercices pratiques.

Contenu

Se familiariser avec la « Méthode 3 zones »

  • Symptômes d'une mauvaise gestion de tâches
  • Avantage d'une bonne gestion de tâches
  • Pourquoi cette méthode est-elle efficace
  • Différence entre une tâche urgente et une tâche importante
  • Le concept de la ligne d'horizon
  • Définir la « Méthode 3 zones »
  • Analyser le processus de la « Méthode 3 zones »

 

Optimiser la configuration de la barre des tâches en lien avec la « Méthode 3 zones »

  • Afficher et définir le rôle de la barre des tâches
  • Formulaires « Tâches »
  • Date de début ou date d'échéance ?
  • Créer une tâche à partir de la barre des tâches
  • Marquer une tâche comme terminée à partir de la barre des tâches
  • Afficher les tâches terminées
  • Configurer la barre des tâches
  • Tester la nouvelle configuration de la barre des tâches

 

Appliquer la « Méthode 3 zones » dans Outlook

  • Utiliser une convention de rédaction de l'objet des tâches
  • Faire le suivi des tâches déléguées
  • Réviser, modifier et différer les tâches

 

Optimiser la configuration du dossier tâche en lien avec la « Méthode 3 zones »

  • Consulter le dossier « Tâches »
  • Utiliser les affichages prédéfinis d'Outlook
  • Créer des affichages personnalisés

 

Se familiariser avec le processus de gestion des courriels

  • L'impact des courriels dans notre réalité de travail
  • Analyser le processus de gestion des courriels

 

Appliquer le processus de gestion des courriels

  • Transformer vos courriels en tâches
  • Insérer un courriel dans une tâche
  • Insérer des hyperliens dans une tâche
  • Utiliser l'indicateur de suivi « Drapeau » pour marquer un message
  • Faire le suivi des messages envoyés
  • Utiliser le dossier « Message traité »
  • Regrouper vos éléments Outlook par catégorie
  • Utiliser les actions rapides
  • Créer des règles