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OTL-203-016

Apprenez comment gérer vos courriels efficacement, de l’envoi à l’archivage

3 h

2016

Pour qui ?

Gestionnaires, personnel administratif ou toute personne ayant à utiliser Outlook dans le cadre de ses fonctions.

Objectifs

Familiarisez-vous avec les conventions d'envoi et les techniques d'automatisation de classement et archivage

Avec cette formation vous pourrez :

  • Apprendre à bien utiliser le drapeau rouge et en connaître l'impact
  • Utiliser un processus efficace pour la gestion de votre boîte de réception
  • Organiser le classement de vos messages dans des dossiers personnels
  • Économiser du temps par le classement et l'archivage automatiques
  • Personnaliser la fonctionnalité des notifications de nouveaux messages

Préalables

Avoir suivi les ateliers OTL-101 ou détenir les connaissances équivalentes

Méthodologie

Exposés magistraux, démonstrations et exercices pratiques

Contenu

Optimisation de l'interface d'Outlook

  • Faire les bons choix d'alertes
  • Volet de lecture
  • Volet de personnes

 

Méthodes, conventions et options pour l'envoi des courriels

  • Créer un en-tête complet et structuré
  • Créer, modifier et repérer un groupe de contacts
  • Envoyer un message à un groupe ou une partie d'un groupe de contacts
  • Conventions pour la rédaction d'objets (gestion de projets, gestion de lecture des courriels)
  • Options d'envoi (dossier brouillon, pièces jointes, priorité, confirmations et suivis, renvoyer)

 

Trier et rechercher des courriels

  • Trier et regrouper
  • Rechercher un courriel
  • Dossiers de recherche (standards, personnalisés, de personne, à partir de mots spécifiques)

 

Activer le gestionnaire d'absence du bureau - Exchange

 

Processus de gestion de courriels

  • Prioriser la lecture des messages
  • Discipline de gestion (objectifs et méthodes de classement)
  • Marquer un message pour suivi et le compléter
  • Créer une tâche rapide
  • Transformer des messages en tâches ou en rendez-vous
  • Insérer des hyperliens ou des éléments Outlook

 

Créer des catégories

  • Appliquer une catégorie
  • Afficher par catégorie

 

Utiliser une action rapide

  • Créer et modifier une action rapide
  • Gérer et supprimer les actions rapides

 

Utiliser des règles et automatiser l'archivage

  • Utiliser l'assistant Règles et alerte (Type de règle, Conditions, Actions, Exceptions)
  • Archiver (archivage automatique et personnalisé, archiver manuellement)
  • Afficher ou masquer le dossier d'archivage