Trop de courriels, trop de tâches, pas assez de temps : comment s’en sortir ?

La rentrée est bien installée. Votre boîte courriel déborde. Votre agenda est plein à craquer. Vous ne savez même plus par où commencer…

Rassurez-vous : vous n’êtes pas seul. Mais il est temps de reprendre le contrôle.

Et si vous mettiez en place une vraie méthode pour structurer vos priorités, alléger votre quotidien… et retrouver une efficacité durable ?

Commencez par structurer vos priorités en 3 niveaux

Avant même de sortir les grands outils numériques, essayez cette technique ultra simple :

1. Prenez 3 feuilles de papier (ou 3 sections dans un carnet ou une app).
2. Notez vos tâches selon trois niveaux de priorité :
   • Haute : ce qui doit être fait aujourd’hui (maximum 5 tâches)
   • Normale : à faire dans les 7 à 10 jours
   • Faible : à revalider ou à faire si le temps le permet

Astuce : concentrez-vous uniquement sur la feuille « Haute priorité ». Respirez. Agissez. Répétez chaque jour.

Développer ses compétences en efficacité professionnelle

Pour s’en sortir — et éviter de revivre cette situation encore et encore — il faut développer ses compétences en efficacité professionnelle, cette fameuse compétence qu’on n’enseigne pas à l’école, mais qui fait toute la différence.

Et cela commence par une organisation efficace de son travail, adaptée à sa réalité.

Avoir un système d’organisation du travail qui vous ressemble

Depuis plus de 20 ans, chez Sylbert, on développe et affine une méthodologie de travail éprouvée, issue de l’expérience terrain et des vrais besoins de nos clients.

Cette méthode — qu’on appelle aujourd’hui la méthode Sylbert — repose sur des principes simples, mais puissants :

• Structurer ses tâches et ses priorités
• Clarifier son environnement numérique
• Reprendre le contrôle de son temps
• Travailler avec des outils adaptés à sa réalité

Elle évolue constamment, comme le monde du travail et les technologies. Et surtout, elle s’adapte à vos enjeux spécifiques, que vous soyez gestionnaire, professionnel ou dirigeant.

La méthode M3Z : une structure claire dans Outlook

Parmi les piliers de la méthode Sylbert, il y a la méthode M3Z — une technique concrète pour organiser vos tâches et priorités dans Outlook.

Cette méthode vous aide à :

• Vider votre boîte de réception sans rien oublier
• Planifier intelligemment votre journée
• Centraliser vos suivis en un seul endroit
• Gagner jusqu’à 1 heure par jour

Résultat ? Plus de clarté, moins de stress… et une meilleure efficacité dès la première semaine.

Les piliers concrets de ma méthode d’efficacité

Voici quelques-unes des règles essentielles que j’applique personnellement depuis des années — et que nous transmettons dans la méthode Sylbert :

Un seul outil pour mes tâches

Je centralise toutes mes activités — professionnelles et personnelles — au même endroit. Comme un pilote d’avion avec sa liste de vérification : une seule source de vérité pour ne rien oublier.

Une seule version de mes documents

Je n’envoie pas de copie par courriel. Pas de fichiers sur le bureau ou sur une clé USB. Tout est stocké en ligne, à un seul endroit, accessible en tout temps.

Un lieu de sauvegarde unique

Courriels, photos, PDF, notes manuscrites ou vocales… tout est conservé dans un environnement structuré, que je peux retrouver facilement, même en déplacement.

Collaborer en temps réel

Je partage mes documents et mes informations avec mes collègues, pour que chacun travaille sur la même version, au même moment, que ce soit au bureau ou à distance.

Regrouper les tâches et les suivis

Avec mes collaborateurs, on regroupe nos sujets et on se voit une fois par semaine pour les passer en revue. Fini les interruptions constantes !

Consultez également notre article sur la technique du Time Blocking.

Prioriser en trois zones

Je gère mes priorités par zones (haute, normale, faible), en lien avec mes objectifs stratégiques. Ça me permet de prendre des décisions plus rapidement, sans stress.

Planification hebdomadaire

Chaque vendredi matin, je planifie la semaine suivante en moins d’une heure. C’est mon rituel d’alignement.

Des blocs de temps pour moi

Je réserve à l’agenda des plages de travail concentré, par tranches de 45 à 60 minutes. C’est là que j’avance vraiment.

Consultez également notre article: Méthode Pomodoro : 25 minutes pour transformer votre efficacité

Améliorer ses méthodes : un pas à la fois

Vous n’avez pas à tout changer en une journée. Mon système, je l’ai construit sur plus de 20 ans. Et il continue d’évoluer.

Je recommande plutôt l’approche Kaizen : un petit pas à la fois. Voici comment l’appliquer :

1. Essayez une nouvelle bonne pratique
2. Adaptez-la à votre réalité
3. Gardez ce qui fonctionne
4. Abandonnez ce qui ne fonctionne pas
5. Recommencez avec une autre amélioration

Chaque petit gain s’additionne. Et un jour, vous réaliserez à quel point votre système vous rend plus serein et efficace.

Un rêve écrit avec une date devient un objectif.
Un objectif décomposé en étapes devient un plan.
Un plan soutenu par des actions fait de vos rêves une réalité.
– Greg Reid

Et si vous n’aviez plus à faire tout ça seul ?

Chez Sylbert, on accompagne les entreprises à revoir leur façon de travailler avec Microsoft 365, à bâtir un système d’organisation efficace et à le rendre applicable sur le terrain, grâce à des formations adaptées et une méthode éprouvée.

Prenez rendez-vous avec notre équipe-conseil pour découvrir comment la méthode Sylbert peut transformer votre efficacité, celle de votre équipe… et libérer du temps pour ce qui compte vraiment.