Le multitâche et la gestion du temps : vrai défi ou fausse solution ?

Découvrez une expérience personnelle qui pourrait bien transformer votre façon de travailler. Une réflexion sur le multitâche enrichie par des recherches scientifiques et des solutions concrètes.

Mon histoire avec le multitâche

Je vais vous faire une confidence : j’étais une véritable championne de la multiplication des tâches. Répondre à mes courriels en pleine réunion ? Une habitude. Jongler entre dix onglets ouverts ? Une seconde nature. Gérer trois conversations Teams en même temps ? Mon quotidien.

Et pourtant, derrière cette apparente efficacité se cachait une réalité bien plus rude. C’est le jour où j’ai compté mes interruptions que tout a changé.

Multitâche : ce que disent les études

Les recherches montrent que le multitâche, bien que parfois perçu comme un signe d’efficacité, peut avoir des conséquences négatives :

• Augmentation du stress et de la fatigue mentale : Le cerveau, lorsqu’il passe fréquemment d’une tâche à l’autre, s’épuise plus rapidement.
• Réduction des performances cognitives : Des études de l’American Psychological Association montrent que le multitâche peut diminuer la matière grise dans certaines zones du cerveau, impactant les fonctions cognitives à long terme.
• Risque accru d’erreurs : La fragmentation de l’attention entraîne des oublis et des erreurs fréquentes.
• Temps moyen d’interruption : 23 minutes et 15 secondes : Selon l’étude de Gloria Mark, ce temps inclut à la fois le traitement de l’interruption et le retour à la tâche initiale. Par exemple, si vous rédigez un rapport et êtes interrompu par un courriel urgent, les 23 minutes incluent le temps pour répondre à ce courriel avant de revenir à votre tâche principale.

Ces interruptions, bien qu’elles puissent sembler nuisibles, jouent un rôle crucial dans le cadre du multitâche. Elles révèlent comment jongler entre différentes priorités peut parfois être bénéfique pour la productivité immédiate, mais cela s’accompagne souvent d’un coût en termes de bien-être et de santé mentale.

« Je pensais maîtriser la multiplication des tâches, mais en réalité, je sabotais ma propre productivité. »

Mon déclic : compter mes interruptions

Par curiosité, j’ai mesuré mes interruptions quotidiennes. Verdict : toutes les 10 minutes, quelque chose — une notification, un appel, un courriel — venait perturber mon travail. Résultat : une concentration constamment brisée et une efficacité en chute libre.

Comment j’ai (presque) changé mes habitudes

Je dis “presque” parce que c’est un combat quotidien. Mais j’ai adopté des techniques simples qui ont fait une véritable différence :

1. Créneaux dédiés (TimeBlocking) :
   • Je bloque des plages horaires spécifiques pour chaque tâche.
   • Je désactive toutes les notifications pendant ces périodes (oui, même Teams !).
   • Ces créneaux sont sacrés : je les respecte comme des rendez-vous importants avec moi-même.
     Découvrez tous les secrets de la méthode TimeBlocking dans notre article dédié.
2. Règles des 3 tâches :
   • Chaque matin, je définis mes trois objectifs principaux.
   • Je m’interdis de passer à la tâche suivante avant d’avoir terminé la première.
     Cette méthode est au cœur de notre formation M3Z, qui propose une approche unique pour gérer les tâches et priorités en s’appuyant sur trois zones essentielles.
3. Gestion raisonnée des notifications :
   • Fini le temps où chaque message était une urgence.
   • J’ai créé des moments dédiés aux échanges.
   • J’utilise les statuts de disponibilité comme un véritable outil de gestion du temps.
     Apprenez à optimiser vos notifications sur Microsoft 365 pour plus de productivité : Astuces et bonnes pratiques pour limiter les notifications et interruptions.
4. Cycles de travail : méthode Pomodoro et pauses stratégiques :
   • 25 minutes de concentration intense suivies de 5 minutes de pause revitalisante.
   • J’ai intégré des pauses régulières dans ma journée pour recharger mon énergie et consulter mes messages sans culpabilité.
   • Ce rythme respecte les cycles naturels d’attention et favorise une efficacité durable.
     Explorez en détail la méthode Pomodoro et ses bénéfices dans notre article dédié.

Les résultats ?

• Une productivité plus stable et durable.
• Une réduction significative du stress.
• Un travail de meilleure qualité.
• Et surtout, ce sentiment gratifiant d’avoir vraiment accompli quelque chose.

Reconnaitre les signes

Vous reconnaissez-vous dans ces situations ?

• Vous gardez plusieurs onglets ouverts « au cas où ».
• Vous consultez vos courriels toutes les 5 minutes.
• Vous passez d’une tâche à l’autre sans jamais en finir une.
• Vous vous sentez débordé mais peu productif.
• Vous vous précipitez pour consulter la moindre notification dès qu’elle intervient.

Si oui, il est temps d’agir !

Les clés d’une gestion efficace

1. Maîtrisez les interruptions :
   • Créez des plages horaires pour vos échanges professionnels.
   • Définissez des règles pour les communications urgentes.
2. Organisez vos priorités :
   • Utilisez des outils comme le TimeBlocking et la règle des 3 tâches.
3. Prenez soin de votre énergie :
   • Prévoyez des pauses régulières.
   • Respectez vos limites et célébrez vos petites victoires.

Envie d’aller plus loin ?

Chez Sylbert, nous avons conçu des formations pratiques pour transformer votre organisation quotidienne.

• Formation Gestion des Tâches : Maîtrisez les outils et méthodes pour être plus efficace.
• Formation Méthode M3Z : Apprenez à prioriser et à créer un système de travail adapté à vos besoins.

• Psychology Today : Le coût réel de la multiplication des tâches
• Zapier : Impact du stress lié à la multiplication des tâches
• American Psychological Association : Recherches sur la multiplication des tâches
• UC Irvine : Étude sur les interruptions professionnelles
• The True Cost of Multitasking Isn’t Productivity—It’s Mental Health
• The True Cost of Multi-Tasking | Psychology Today

Un dernier mot d’encouragement

La gestion du temps est un voyage, pas une destination. Certains jours seront plus fluides que d’autres, et c’est parfaitement normal. L’important, c’est de progresser à petits pas, avec bienveillance envers soi-même.

Alors, prêts à transformer votre productivité ?