Comment gérer ses projets en équipe avec Microsoft Planner

La gestion de projet pose un grand défi pour les équipes hybrides. Quand une partie de l’équipe est au bureau et l’autre en télétravail, comment peut-on s’assurer que tout le monde partage la même vision? 

Chez Sylbert, nous avons adopté l’outil Planner de Microsoft. 

Quand nous avons commencé à nous servir de Planner, je n’étais pas convaincu que c’était une bonne idée. Mon équipe non plus. Aujourd’hui, nous avons trouvé comment nous servir efficacement de cet outil pour gérer nos projets et favoriser la communication au sein de l’équipe. 

Suivez-moi et je vous expliquerai ce que nous avons découvert. Vous verrez pourquoi vous devriez ajouter Microsoft Planner à votre arsenal d’outils de collaboration. 

Qu’est-ce que Microsoft Planner? 

Avez-vous déjà utilisé Trello? Au départ, Planner a été perçu comme la réponse de Microsoft à ce populaire outil de collaboration. Si les deux logiciels se comparent, Planner a pris du galon. 

Comme son nom l’indique, Planner permet la création de plans. On peut s’en servir de multiples façons, notamment pour y créer et partager des tâches. Les plans peuvent s’afficher sous forme de tableaux « kanban » ou de listes ou encore dans un calendrier. 

Le grand avantage de Planner, c’est son intégration au sein de la suite de logiciels Microsoft 365. Les plans peuvent ainsi être partagés sur Teams. L’équipe marketing, par exemple, peut retrouver son plan dans l’espace qui lui est réservé sur Teams. 

Pourquoi nous avions des doutes 

Quand on ajoute un nouvel outil à ceux qu’on utilise déjà, il y a un risque d’éparpillement. À près tout, si l’on crée déjà des tâches dans To-Do, dans OneNote, dans notre outil M3Z qui centralise les tâches dans Outlook ou sur papier, et qu’on ajoute Planner, ça fait beaucoup!   

 Nous avions peur de ne plus nous y retrouver en adoptant Microsoft Planner. En plus, mélanger des tâches individuelles à des tâches d’équipe brouille la vision : il est difficile de savoir où l’on s’en va! 

Heureusement, nous avons découvert où réside la véritable puissance de Microsoft Planner. 

Un outil de coordination en équipe 

En cherchant à optimiser notre collaboration en mode de travail hybride, nous avons compris que Microsoft Planner est un outil idéal pour la gestion de projet, ou encore la gestion des priorités en équipe. Quand il s’agit de gérer ses tâches individuelles, l’outil « tâches » d’Outlook est plus approprié.  

Dans Microsoft Planner, nous plaçons tout d’abord nos «grosses roches», c’est-à-dire nos plus importantes priorités, celles dont on doit s’occuper avant les autres. 

Pour nous, Microsoft Planner ressemble au babillard que l’on utilisait par le passé. Tout le monde a une vue d’ensemble des objectifs et du travail à accomplir. Chacun peut accéder à Microsoft Planner, voir clairement les priorités et qui en est responsable. 

Ça permet aussi à tous de partager la même vision, peu importe si l’employé est au bureau ou en télétravail. Mais ce n’est pas tout : la flexibilité de Microsoft Planner lui permet de s’adapter à vos besoins de coordination, quels qu’ils soient.  

Un outil de suivi efficace 

Microsoft Planner permet à notre équipe de collaborer en temps réel sur les mêmes priorités — les bonnes priorités.  

Pour chaque objectif, nous créons une carte et lui attribuons un responsable. Celui-ci ajoute ensuite un marqueur vert, jaune ou rouge, afin que les gestionnaires puissent voir rapidement ce qui avance ou non. 

Cette façon de faire s’apparente à celle de la méthode agile. Comme celle-ci, nous pouvons faire un «scrum» hebdomadaire pour faire le point sur l’avancement du travail. Les codes de couleur indiquent  que : 

• tout avance bien (vert);  
• les collaborateurs pensent réussir même si ce n’est pas gagné d’avance (jaune);  
• ou s’il y a un problème qui demande une action immédiate (rouge). 

Comme gestionnaire, Microsoft Planner me permet ainsi de voir d’un seul coup d’œil si nous avançons bien vers l’atteinte de nos objectifs. 

Voici quelques exemples d’utilisation du tableau de bord Microsoft Planner:

Un processus ou une procédure à suivre	…	Rester aligner sur les priorités en équipe	…	Une planification pour un département ou une équipe spécifique

Pour une vision d’ensemble 

Doit-on mettre des tâches dans Microsoft Planner? Cet outil est excellent pour la gestion des tâches sur lesquelles il faut travailler à plusieurs. Si certaines tâches ne requièrent pas de collaboration, on utilise un gestionnaire de tâches comme Microsoft To-Do ou notre fameuse barre des tâches M3Z. 

Une équipe peut donc créer un plan pour la réalisation et gestion d’un projet qui nécessitera un effort collectif, et pour lequel plusieurs personnes devront collaborer à la réalisation de tâches communes. 

Microsoft Planner peut vous aider à faire un plan pour réaliser un projet ou, comme nous le faisons, à faire le suivi de l’atteinte de nos objectifs. 

Ce qu’il faut retenir, c’est la puissance de Microsoft Planner quand il s’agit d’offrir à toute l’équipe une vue d’ensemble sur ses objectifs et, pour les gestionnaires, un moyen de s’assurer de l’atteinte de ces objectifs. 

C’est pas mal, non?