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Sylvain Hébert

2021-04-12

Avez-vous de la difficulté à vous retrouver dans vos notes?

Si oui, c’est le temps de découvrir un outil qui a le potentiel de décupler votre efficacité : le logiciel de prise de notes OneNote.

Je vous promets qu’à la fin de cet article, vous rangerez vos carnets de notes et tablettes de papier.

Prendre des notes sur papier ne fonctionne pas

Une feuille de papier et un stylo : rien n’est plus simple pour prendre des notes. Les problèmes surgissent quand vous voulez retrouver ou partager vos notes :

  • Combien de temps perdez-vous à chercher une information dans vos notes ?
  • Réussissez-vous toujours à retrouver vos notes de la dernière réunion d’équipe ?
  • Comment partagez-vous ce que vous avez noté à la main lors d’une rencontre avec un client ?

Les notes sur papier ne vous sont pas utiles non plus sur la route : l’information que vous cherchez est probablement restée dans un carnet ou une tablette sur le coin de votre bureau.

Vous n’êtes pas encore convaincu qu’il faut renoncer au papier pour prendre des notes ?

Trois caractéristiques déterminantes de OneNote

OneNote n’est pas le seul logiciel de prises de notes. Mais il s’intègre parfaitement aux outils de la suite Office (Microsoft 365) et ses fonctionnalités sont incroyablement puissantes et utiles.

Trois caractéristiques de OneNote lui permettent de mettre K.O. la prise de notes sur papier :

  1. Il vous donne accès à vos notes partout ;
  2. Il rend le partage de notes très facile ;
  3. Il propose un outil de recherche puissant et rapide.

Ces caractéristiques sont autant de raisons d’utiliser OneNote. Explorons plus en détail chacune de ces raisons d’opter pour la prise de notes avec OneNote.

Raison 1 : Avec OneNote, vous avez accès à vos notes en tout temps

Où que vous alliez, vous traînez probablement votre téléphone cellulaire avec vous, n’est-ce pas ? L’application OneNote est gratuite et fonctionne aussi bien sur un iPhone, un téléphone Android ou une tablette que sur un PC ou un Mac.

Elle vous permet de saisir toutes sortes d’informations :

  • une capture d’écran
  • une citation
  • une note audio
  • un numéro de téléphone
  • l’information contenue dans un courriel

Grâce à l’application cellulaire, vous pouvez consulter vos carnets de notes où que vous soyez, rapidement.

Raison 2 : OneNote facilite le partage de notes

OneNote est conçu pour reproduire l’organisation de l’information sur papier : vous pouvez y créer des carnets qui contiennent des sections et des pages.

Cette structure est simple à comprendre et facilite un partage sélectif de l’information :

  • Pour votre équipe de travail, vous pouvez créer des carnets partagés pour les réunions, les manuels de procédures, les interactions avec un client, etc.
  • En famille, vous pouvez donner accès à votre conjoint à vos idées de rénovation ou partager les recettes de votre grand-mère.
  • Avec un client, vous pouvez collaborer sur un tableau de suivi d’un mandat.

Avec OneNote, la collaboration devient plus fluide et efficace. De plus, vous pouvez vous assigner des tâches à partir de OneNote au moment même où vous y pensez, en réunion.

Raison 3 : L’outil de recherche intégré vous permet de tout retrouver

À quoi sert de prendre des notes, si on ne trouve pas ce qu’on cherche par la suite ?

L’outil de recherche de OneNote est incroyablement efficace et rapide. Entrez un mot et, en une fraction de seconde, les résultats s’affichent. Et la recherche s’effectue dans tous vos carnets, toutes vos notes, ou un seul carnet.

La recherche est si efficace que l’on peut facilement retrouver une information associée à un nom, par exemple, même dans une capture d’écran ou un PDF.

 

Des trucs pour bien utiliser OneNote

Dans nos formations Sylbert sur l’utilisation de OneNote et l’efficacité professionnelle, nous expliquons les meilleures pratiques et méthodes pour tirer le maximum de cet outil.

Pour être efficace, il faut respecter ces trois grands principes de la prise de notes :

  1. Chaque page ne doit contenir qu’un type d’information par page, pour éviter que les pages deviennent des fourretouts ;
  2. Quand on discute avec quelqu’un, on inscrit son nom, parce qu’on se souvient plus facilement de la personne à qui on a parlé que du détail de ce qui a été dit ;
  3. Chaque jour doit avoir sa page, pour les petites notes éparses que l’on noterait normalement sur un bout de papier ou sur une tablette.

La clé pour se servir efficacement de OneNote, c’est d’apprendre à s’organiser. Voici quelques trucs que nous enseignons et que j’utilise moi-même :

  • Utilisez la version de bureau de OneNote et non la version OneNote pour Windows 10, parce que celle-ci est moins puissante ;
  • Utilisez des codes de couleurs pour vos carnets (par exemple : le jaune pour vos carnets personnels, le mauve pour les carnets partagés, etc.) ;
  • Ajoutez des tâches dans OneNote et elles apparaîtront automatiquement dans Outlook et Microsoft To-Do (seulement dans la version de bureau) ;
  • N’essayez pas de classer tout de suite vos notes. Prenez une note rapide, puis classez-la par la suite.
  • Conserver l’information importante d’un courriel dans une note, par exemple pour faire le suivi de vos interactions avec un client.

 

Utiliser OneNote pour prendre des notes prend de la discipline, mais vous y gagnerez incroyablement en efficacité. Faites un petit pas à la fois et vous verrez pourquoi je ne peux pas me passer de OneNote.

Et si vous avez envie d’accélérer votre apprentissage ou de tirer le maximum de OneNote, communiquez avec mon équipe ou moi !

About the author

J’ai toujours été passionné par l’organisation et l’efficacité. Je suis convaincu que nous pouvons nous faciliter la vie et améliorer notre productivité à l’aide de la technologie et de bonnes méthodes. Entrepreneur infatigable et passionné d’informatique, j’ai mis à profit mon désir naturel d’organisation pour chercher les meilleures méthodes de travail afin d’être efficace, productif et performant. C’est pour partager ce que j’ai appris que j’ai fondé Sylbert: afin d’aider le plus de monde possible à maîtriser leurs outils de travail et à s’organiser efficacement. J’en fais d’ailleurs ma mission: par ma créativité et ma passion pour l’organisation, avec respect et honnêteté, je veux sensibiliser les gens et les accompagner pour qu’ils deviennent plus efficaces et améliorent leur bien-être au travail. En un mot, je veux vous rendre plus efficace et plus heureux au travail. Aujourd’hui, Sylbert propose aux entreprises une solide équipe d’experts pour couvrir l’ensemble des besoins en organisation et en productivité de nos clients. Chaque année, mon équipe et moi aidons des milliers de professionnels à devenir plus performants grâce à nos formations pratiques et nos accompagnements. Nos services-conseils et les méthodes que nous enseignons leur facilitent la vie et favorisent la collaboration au sein de leur entreprise. Au plaisir de créer de l’efficacité et du bien-être dans votre entreprise !

1 comment

Therese Deslauriers

2021-04-21

Bonjour, J'aimerais avoir les infos suivantes, afin de demander à mon employeur s'il accepterait que je suive cette formation: - contenu de cours; - durée et tarif; - méthode de formation: j'imagine que c'est en ligne, via Zoom ou autre plateforme semblable? - est-ce que les participants ont un guide du participant auquel ils peuvent référer après coup et aussi longtemps qu'ils le souhaitent (comme les cahiers que l'on reçoit lorsque le cours est donné en présentiel?). Merci pour vos réponses! Merci!

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