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Jessica Archambault

Formatrice en chef, Spécialiste de contenu

2019-12-17

Travaillez-vous en mode collaboratif? Lorsque je pose la question à nos clients, la grande majorité répond positivement. Pourtant, lorsque je leur demande de décrire leur processus pour réviser un document ou préparer un simple ordre du jour, la majorité des entreprises utilise encore des méthodes de collaboration traditionnelles et très linéaires. Et en mode collaboratif, qui dit linéaire dit pertes de temps, délais et frustrations. Avec toutes les solutions technologiques en place pour faciliter le travail collaboratif, il est temps de s’attaquer au vrai frein à la productivité des équipes : nos habitudes de travail! Voici donc 3 trucs pour vous aider à prendre le virage du travail collaboratif moderne de manière efficace.

 

 

Arrêtez d’avoir des conversations par courriel

Avez-vous déjà essayé d’inviter votre ado à une sortie spéciale en lui envoyant un courriel? Côté résultat, c’est à peu près l’équivalent de lui demander de ranger sa chambre à 8h du matin sans menacer de couper le WiFi : très près de zéro. Par contre, pour organiser la sortie du weekend avec leurs 6 meilleurs amis, vous avez à peine eu le temps de finir votre café que tout est déjà bouclé : qui, quoi, où, quand, et même ce qu’ils allaient porter (photo à l’appui). D’une efficacité légendaire! Pourquoi ? Parce qu’ils utilisent le bon mode de communication pour le travail d’équipe : les conversations de groupe (qu’eux appellent les convos).

 

Utiliser des outils de conversation d’équipe tels que Microsoft Teams

Dans le cadre du travail, lorsque vous voulez avoir l’opinion de l’équipe, vous avez une bonne idée à partager, une question rapide à poser, utilisez un outil de clavardage comme Microsoft Teams. Ces outils vous permettent d’avoir des conversations avec un individu, un groupe d’individus ou toute une équipe. C’est rapide et dans le cas de Teams, les conversations sont toujours disponibles (pas besoin que chaque personne conserve ou supprime sa copie du courriel). De plus, vous pouvez joindre des documents directement dans votre conversation et attirer l’attention d’un collègue à l’aide de la commande @mentionner (@suivi du nom de la personne). Ceci enverra une notification sur ses appareils exécutant Teams (ordi, cellulaire, tablette, etc.). S’il ne prend pas connaissance rapidement de l’information, Teams lui enverra alors une notification dans sa boîte de réception. Et toutes ces notifications sont également personnalisables.

 

@mentionner dans Teams

 

C’est un peu déstabilisant au début, mais on y prend vite goût car on obtient nos réponses souvent plus rapidement. Et j’ajouterais qu’il vaut mieux s’habituer dès maintenant à ce genre de communication, car vos futurs collègues millénariaux risquent de regarder leur boîte de réception seulement si vous leur textez que vous leur avez envoyé un courriel!

Exit les pièces-jointes, dites bonjour à vos amis le lien et la coédition

Parfois, on veut vraiment envoyer une copie d’un document. C’est souvent le cas avec les gens de l’externe. Mais souvent, on veut qu’une personne approuve, révise, commente ou mette à jour un document. Et si c’est 5 personnes qui doivent faire cette mise à jour? J’ai un client qui m’expliquait récemment qu’ils s’envoyaient des courriels pour demander à leur collègue de fermer le fichier ouvert sur leur poste pour qu’ils puissent le mettre à jour de leur côté. Un bel exemple de travail collaboratif linéaire qui gagnerait à utiliser les outils de stockage infonuagique tels que OneDrive ou SharePoint (visionnez notre capsule vidéo pour connaître la différence entre les 2 outils).

Utiliser des outils de stockage infonuagique tels que OneDrive et SharePoint

Avec ces outils, non seulement vous pouvez facilement partager un lien vers votre document à un collègue ou une personne de l’externe, vous pouvez également travailler en coédition, c’est-à-dire être plusieurs personnes connectées en même temps dans le document et y apporter des modifications en temps réel. On voit qui est connecté dans le document et à quel endroit il se trouve. Si vous l’ouvrez dans Teams, vous pourrez même discuter en même temps par chat, appel audio ou vidéo. Les chats resteront disponibles dans votre conversation pour consultation future, au besoin.

Imaginez si vous partagiez dans Teams un lien vers l’ordre du jour de votre prochaine réunion d’équipe pour que vos collègues ajoutent leurs points directement dans le document. Imaginez si un de vos collègues vous posait une question dans la conversation associée au document, mais qu’avant même que vous ayez eu le temps de prendre connaissance de la question, un autre collègue lui avait répondu parce qu’il connaissait lui aussi la réponse? Efficace vous dites? C’est ça le travail collaboratif moderne.

Ne sous-estimez pas le pouvoir d’une bonne formation pour motiver vos troupes à changer leurs habitudes

Au travail, chaque personne a besoin de se sentir en contrôle de ses tâches et de ses outils. Prendre le virage des méthodes modernes de collaboration affectera nécessairement la façon dont vos équipes gèrent leurs tâches, en plus d’intégrer de nouveaux outils de travail. Ma collègue Dominique Dutilly compare cet état à la marche en talons aiguilles. Une habitude pour certaines, mais un inconfort évident pour d’autres. Une simple formation peut facilement éviter la confusion et la frustration, afin de motiver vos troupes à adopter de nouvelles méthodes de travail.

Parce qu’il y a une chose qui réunit toutes les générations au travail, c’est notre capacité à vite retourner dans nos bonnes vieilles pantoufles!

Pour savoir quels outils de la suite Office 365 permettront à vos équipes d’être plus efficaces, je vous recommande notre service de Mapping d’impact qui vous permettra de bien cibler vos besoins en fonction des points de friction que vous avez présentement dans vos processus.

À bientôt,

 

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