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Sylvain Hébert

2021-03-09

La gestion des courriels, c’est comme le ménage : c’est toujours à recommencer !

Ça pourrait être une blague, mais c’est malheureusement la réalité pour la plupart des gens. Tous les jours, chacun de nous reçoit des dizaines de courriels.  Comment gérer tous les messages qui s’accumulent dans votre boîte de réception ? Comment reprendre le contrôle et le garder ?

Pour y arriver, il faut se rappeler une chose : gérer vos courriels, c’est gérer des actions.

Si vous retenez ce principe, vous avez compris l’essentiel.

Que faut-il faire pour reprendre le contrôle et améliorer son efficacité ? Que faut-il éviter ? Je vous propose de répondre à ces questions sous forme de… questions et réponses !

Pourquoi est-il important de vider sa boîte de réception?

Quand on ne fait pas le ménage de sa boîte de réception — quand on ne classe pas ses courriels —, on se retrouve à lire plusieurs fois chacun d’entre eux. Il est prouvé qu’on lit de 5 à 7 fois chacun des courriels parce qu’on a besoin de savoir quoi en faire.

Ce n’est pas tout : si on ne gère pas ses courriels et les actions qu’ils contiennent, ça crée une charge mentale qui vous suit après la fin de la journée. C’est une source de stress et de fatigue.

En vidant sa boîte de réception tous les jours, on se libère l’esprit. On peut donc quitter le bureau (ou le bout de table qui nous sert de bureau à la maison) l’esprit tranquille, parce qu’on sait qu’on n’a rien oublié.

Si je marque un courriel comme lu, le problème est réglé, non?

Non, parce que vous allez perdre beaucoup de temps à lire et relire les mêmes messages pour savoir quelles actions vous devez prendre. Et si vous recevez de 50 à 70 courriels par jour, comme la moyenne des gens, vous aurez beaucoup de choses qui vous trotteront dans la tête en soirée.

La boîte de réception ne doit surtout pas servir pour la conservation de vos archives !

Une boîte de réception, c’est comme une boîte aux lettres. Si vous trouvez une facture d’Hydro-Québec dans votre boîte, que vous l’ouvrez et que l’échéance est deux semaines plus tard, vous n’allez pas remettre l’enveloppe dans la boîte aux lettres. Vous allez la classer à un endroit où vous pourrez la retrouver au moment où il faudra la payer.

Comment dois-je faire pour classer mes courriels?

Rappelez-vous : gérer ses courriels, c’est gérer des actions. Il y a quatre actions que vous pouvez faire avec un courriel :

  1. Le supprimer s’il n’est pas important ou s’il ne vous concerne pas, par exemple si vous aviez été mis en c. c. d’une conversation sans intérêt ou conséquence pour vous.
  2. Répondre tout de suite, si et seulement si ça vous prend moins de deux minutes pour y répondre.
  3. Le déplacer dans votre liste de tâches. Si le courriel est important (si l’action requise est importante) et s’il faut plus de deux minutes pour y répondre, il faut le déplacer dans votre liste de tâches.
  4. Le conserver. Si le courriel contient de l’information utile ou importante que vous devez conserver, déplacez-le dans un dossier clairement marqué.

 Est-ce que c’est une bonne idée de classer les courriels dans de multiples dossiers?

Ce que je vous conseille, c’est de créer un seul dossier pour vos courriels à conserver.

Ensuite, utilisez un indicateur de catégories ou une étiquette pour classer plus précisément vos courriels.

Est-ce qu’il faut absolument utiliser le logiciel Outlook pour avoir un bon système de gestion des courriels?

Pas du tout. J’utilise Outlook, mais Gmail ou tout autre logiciel peut faire l’affaire. L’important est de mettre en place un système simple qui utilise les fonctionnalités du logiciel ou de l’application en ligne que vous avez choisie.  Par exemple, avec Outlook, vous utiliserez des « catégories » pour classer vos courriels, tandis que Gmail vous propose plutôt un système d’étiquettes.

Si je regarde mes courriels sur mon téléphone cellulaire dès que j’ai un moment, comment puis-je garder le contrôle?

Avec un cellulaire, un ordinateur ou une tablette, les mêmes principes s’appliquent.

Sur les quatre actions que l’on peut faire avec un courriel, seul le déplacement d’un courriel dans une tâche est plus difficile sur un cellulaire : supprimer ou répondre à un courriel est facile.

Tout comme il est simple de déplacer un courriel pour le classer dans un dossier — « messages conservés », par exemple.

Si vous voulez déplacer un courriel dans une tâche, laissez-le simplement dans votre boîte de réception. Vous pourrez créer la tâche le lendemain ou au retour au travail. Si vous gérez tous vos autres courriels, il ne restera que des courriels à déplacer dans une tâche dans votre boîte de réception.

Un conseil en prime (1)

Si vous avez plus de deux échanges par courriel avec quelqu’un, prenez le téléphone, c’est plus efficace.

Un conseil en prime (2)

Vous n’avez pas besoin de répondre à chaque courriel à l’instant où il arrive. Le courriel est parfait pour transmettre de l’information sans déranger l’autre personne. Il nous permet de le regarder au bon moment.

Cependant, l’étiquette veut que l’on donne une réponse dans les 24 à 48 heures. Même si vous n’êtes pas en mesure de répondre à la question qui vous est posée, il est important de répondre pour indiquer que vous avez bien reçu le courriel. Si possible, donnez une indication du moment où vous pourrez répondre ou indiquez que vous enverrez votre réponse au moment où la personne en a besoin.

Si vous avez des questions ou si vous désirez vous inscrire à une formation sur la gestion des courriels, visitez sylbert.com

About the author

J’ai toujours été passionné par l’organisation et l’efficacité. Je suis convaincu que nous pouvons nous faciliter la vie et améliorer notre productivité à l’aide de la technologie et de bonnes méthodes. Entrepreneur infatigable et passionné d’informatique, j’ai mis à profit mon désir naturel d’organisation pour chercher les meilleures méthodes de travail afin d’être efficace, productif et performant. C’est pour partager ce que j’ai appris que j’ai fondé Sylbert: afin d’aider le plus de monde possible à maîtriser leurs outils de travail et à s’organiser efficacement. J’en fais d’ailleurs ma mission: par ma créativité et ma passion pour l’organisation, avec respect et honnêteté, je veux sensibiliser les gens et les accompagner pour qu’ils deviennent plus efficaces et améliorent leur bien-être au travail. En un mot, je veux vous rendre plus efficace et plus heureux au travail. Aujourd’hui, Sylbert propose aux entreprises une solide équipe d’experts pour couvrir l’ensemble des besoins en organisation et en productivité de nos clients. Chaque année, mon équipe et moi aidons des milliers de professionnels à devenir plus performants grâce à nos formations pratiques et nos accompagnements. Nos services-conseils et les méthodes que nous enseignons leur facilitent la vie et favorisent la collaboration au sein de leur entreprise. Au plaisir de créer de l’efficacité et du bien-être dans votre entreprise !

2 comments

Lyne Bourret

2021-03-30

Bonjour Martine! C'est vrai que ce sont d'excellents concepts à se remémorer. Merci pour vos commentaires.

Martine Vallieres

2021-03-29

Très bon article ! Je connaissais quelques uns des concepts mais c'est un bon rappel et je retiens aussi le conseil en prime no 1 !! Le téléphone après 2 courriels sur le même sujet !! Merci !

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