Boîte courriel qui déborde, agenda surchargé : comment s’en sortir?

Le mois de septembre est synonyme de la rentrée, tant à l’école qu’au travail. Depuis le mois de mai, combien de fois avez-vous dit « on verra ça en septembre » ou « on s’en reparle après l’été »? Et voilà que septembre est bien entamé et vous ressentez déjà le goulot se resserrer autour de votre capacité à accomplir tout ce que vous avez accumulé sur cette liste qui commence déjà à se rallonger. Et je vous épargne l’état de votre boîte de réception! Comment s’en sortir?

Développer son efficacité professionnelle

Pour s’en sortir et éviter de revivre cette situation année après année, il faut développer ses compétences en efficacité professionnelle, la plus importante compétence qu’on ne vous enseigne pas à l’école! Et ça commence par une organisation efficace de son travail.

Avoir un système d’organisation du travail adapté à sa réalité

Depuis mon jeune âge, j’ai toujours eu cette curiosité de trouver la meilleure façon d’organiser mon travail le plus efficacement possible afin d’être en contrôle sans rien oublier. J’ai lu plusieurs livres sur la productivité et l’efficacité, visité des organisations 5S, assisté à des formations, testé plusieurs logiciels (mais vraiment plusieurs!), avant d’arriver au meilleur système d’organisation… c’est-à-dire celui qui fonctionne le mieux pour moi. J’ai mis plus de 20 ans à le développer, l’améliorer et il sera encore meilleur dans quelques années, car un bon système doit s’adapter à l’évolution du monde du travail et de la technologie. À la demande de mes clients, j’en ai même fait un Programme d’Efficacité Professionnelle disponible pour tout employé souhaitant améliorer ses méthodes d’organisation et d’efficacité au travail.

Première étape – organiser ses priorités sur 3 feuilles

Je vous parlerai plus loin d’un truc plus « techno » avec Outlook et la méthode M3Z, mais voici une façon rapide de se libérer de 80% du stress engendré par un afflux de travail :

1. 1. Prenez 3 feuilles de papier pour organiser vos tâches en 3 niveaux de priorité : Haute, Normale et Faible.
   2. Écrivez toutes les tâches que vous avez en tête (libérez votre esprit), en les organisant de cette façon :
      • Feuille 1 = Haute : ce qui doit être fait sans faute aujourd’hui (limitez-vous à 5 tâches)
      • Feuille 2 = Normale : ce qui peut être géré au courant des 7 à 10 prochains jours
      • Feuille 3 = Faible : les tâches à revoir si elles sont toujours pertinentes ou à accomplir si l’opportunité se présente
   3. Respirez! Vous vous sentez déjà mieux, j’en suis persuadé.
   4. Placez la liste priorité Haute sur le dessus de votre pile et concentrez-vous seulement sur ces quelques tâches pour aujourd’hui.
   5. Ajoutez les nouvelles tâches à vos listes.
   6. Refaites votre organisation chaque jour.

Avec le temps (ou peut-être maintenant!), vous aurez envie d’un outil électronique qui vous permettra d’être encore plus efficace et de vider votre boîte de réception du même coup. Je vous invite à visionner une démonstration de la méthode M3Z avec Outlook pour en connaître davantage.

Les règles de mon système d’efficacité professionnelle

Maintenant que vos tâches sont bien organisées, je vous partage quelques règles de mon système d’efficacité professionnel :

1. 1. Un endroit pour noter mes tâches– Un seul outil pour lister les tâches de l’ensemble de mes activités professionnelles et personnelles. (Comme le pilote d’avion qui n’a qu’une seule liste de vérification pour s’assurer de ne rien oublier avant le décollage)
   2. Une seule copie de mes documents – Pas de copie envoyée par courriel ou sauvegardée sur le bureau ou une clé USB. J’ai une seule copie de tous mes documents, accessible de partout (bureau, maison, cellulaire)
   3. Un lieu de sauvegarde – Je conserve mes informations (numériques, images, manuscrites, vidéos, PDF) à un seul endroit
   4. Collaborer en temps réel – Je partage mes documents et mes informations avec mes collègues afin de tous collaborer sur la même information en temps réel. Et ce, tant au bureau que sur la route
   5. Regrouper mes tâches – Je regroupe mes suivis et sujets à discuter avec mes proches collaborateurs et on se rencontre une fois par semaine pour les traiter
   6. Organiser les priorités en 3 zones (Haute, normale et faible) – Je gère ma liste de tâches par priorités, basées sur nos objectifs stratégiques d’entreprise et mes responsabilités. Ça me permet de prendre des décisions rapidement et surtout beaucoup plus facilement
   7. Planification hebdomadaire – Chaque vendredi matin, je planifie la prochaine semaine en moins d’une heure
   8. Bloquer du temps à l’agenda pour soi – Je me concentre sur des blocs de travail de 45-60 minutes à la fois

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Un rêve écrit avec une date devient un objectif,
Un objectif décomposé en étapes devient un plan,
Un plan soutenu par des actions fait de vos rêves une réalité

 – Greg Reid

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Changer ses méthodes de travail – par où commencer?

L’erreur serait de vouloir tout changer dès le premier jour. Je vous l’ai dit, ça fait 20 ans que je peaufine constamment mon système. Pour de meilleurs résultats à long terme, je préconise l’approche Kaizen : Un petit pas à la fois! Voici une méthode simple que j’applique chaque fois que je veux améliorer mon système :

1. 1. Essayez une nouvelle bonne pratique à la fois,
   2. Adaptez-la à votre travail,
   3. Conservez ce qui fonctionne bien,
   4. Abandonnez ce qui ne fonctionne pas,
   5. Recommencez ce cycle avec une autre pratique qui permettra d’améliorer une autre partie de votre travail.

Vous ferez des gains un pas à la fois et votre méthode sera meilleure chaque année.

Pourquoi changer ses méthodes de travail?

Avec le temps, je peux vous dire que tous ces changements m’ont permis de faciliter mon travail et me faire gagner du temps chaque jour. Mais le plus important, ils me permettent d’améliorer mon bien-être au travail en diminuant mon stress et d’avoir du plaisir à travailler.

C’est ce que je vous souhaite pour cette rentrée!

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